Flotello to nie tylko system rezerwacji — to back office wypożyczalni. Przy każdym pojeździe prowadzisz także to, co nie wiąże się bezpośrednio z wynajmem: dane techniczne, dokumenty i historię serwisową. Koniec z papierową teczką w szufladzie i tabelką, której nikt nie aktualizuje.
Szczegóły pojazdu są dlatego podzielone na dwie zakładki:
- Obsługa wynajmów — co wpływa na wynajmy: cennik, kaucja, dodatki, akcesoria, zasady rezerwacji, blokady.
- Ewidencja floty — wewnętrzne dane wypożyczalni. Klient nigdy ich nie widzi.
Dane techniczne
Na zakładce Ewidencja floty wypełnisz VIN, rok produkcji, ważność przeglądu technicznego, ważność ubezpieczenia, ładowność w kilogramach, liczbę miejsc i notatkę wewnętrzną. Wszystkie pola są opcjonalne — wypełnij to, co ma sens przy Twoim typie pojazdów.
Pilnowanie przeglądów i ubezpieczenia
Przy dacie przeglądu technicznego i ubezpieczenia system sam pilnuje, czy nie zbliża się koniec:
| Status | Kiedy się pokazuje |
|---|---|
| Po terminie | Data jest już w przeszłości |
| Wkrótce | Do końca zostało 30 dni lub mniej |
Nie musisz więc niczego pilnować w głowie ani w kalendarzu — wystarczy spojrzeć na pojazd.
Dokumenty pojazdu
Do każdego pojazdu wgrasz dokumenty: dowód rejestracyjny, zieloną kartę, polisę ubezpieczeniową, fakturę zakupu, cokolwiek innego. Przyjmujemy PDF i popularne formaty obrazów (JPEG, PNG, HEIC, WebP) do 10 MB na plik.
Dokumenty przechowywane są prywatnie — otworzyć je może tylko Twój zespół, nigdy klient ani publiczna strona rezerwacyjna. Usuwać je może wyłącznie właściciel konta: dla członka zespołu ewidencja jest tylko do odczytu i uzupełniania, żeby nie dało się przez pomyłkę stracić ważnego dokumentu.
Historia serwisowa
Przy każdym pojeździe prowadzisz wpisy o serwisie: datę, opis czynności, opcjonalnie koszt i stan licznika. Przydaje się do:
- przeglądu kosztów konkretnego pojazdu,
- udokumentowania dbałości przy sprzedaży lub reklamacji,
- planowania kolejnej konserwacji według przebiegu.
Wpisy może dodawać i edytować każdy członek zespołu, usuwać może je tylko właściciel — tak samo jak przy dokumentach.
Co zrobić, gdy pojazd kończy służbę
Pojazdu nie usuwaj — zarchiwizuj go (zakładka Obsługa wynajmów). Zarchiwizowanego pojazdu nie da się rezerwować i nie liczy się do limitu Twojego poziomu abonamentu, ale cała historia wynajmów, dokumentów i serwisu pozostaje do wglądu.