Das Übergabeprotokoll ist die Versicherung gegen Streit: Fotos mit Zeitstempel, abgehaktes Zubehör und Unterschriften beider Seiten. Bei der Rücknahme zeigt das System die Unterschiede zur Übergabe — ein Kratzer ist keine Diskussion, sondern ein Beweis.
Übergabeprotokoll
Bei der Übergabe des Fahrzeugs öffnen Sie im Reservierungsdetail das „Übergabeprotokoll“. Sie gehen durch:
- die Zubehör-Checkliste des Fahrzeugs (Sie haken ab, was der Kunde übernimmt),
- Kilometerstand und Kraftstoff (bei Autos und Maschinen),
- die Beschreibung vorhandener Schäden (Schrammen, Dellen…),
- Fotos des Fahrzeugs von allen Seiten — mindestens 6, die Anzahl können Sie in den Einstellungen erhöhen. Die Fotos werden direkt im Telefon komprimiert und tragen einen Zeitstempel,
- die Unterschrift von Kunde und Mitarbeiter per Finger auf dem Display.
Das unterschriebene Protokoll ist unveränderlich und dauerhaft bei der Reservierung gespeichert. Dem Kunden kann eine Kopie per E-Mail zugehen.
Rücknahmeprotokoll
Bei der Rückgabe des Fahrzeugs wiederholt sich der Ablauf. Das System zeigt Ihnen das Übergabeprotokoll neben dem Rücknahmeprotokoll: was bei der Übergabe abgehakt war, wie der Kilometerstand war und wie das Fahrzeug aussah. Neue Schäden oder fehlendes Zubehör tragen Sie ein — und haben die Grundlage für den Einbehalt aus der Kaution.
Kilometer und Nachzahlung
Hat das Fahrzeug ein Limit km/Tag hinterlegt, berechnet das System aus beiden Protokollen die Laufleistung und schlägt bei Überschreitung des Limits von selbst die Nachzahlung für die Mehrkilometer vor. Die Nachzahlung erfassen Sie dann mit einem Schlag in den Zahlungen.
Protokollvorlagen
Die Texte des Übergabe- wie des Rücknahmeprotokolls passen Sie unter Einstellungen → Dokumente an, genau wie bei den Verträgen — inklusive Variablen. Die strukturierten Daten (Fotos, Checkliste, km) werden immer erst bei der eigentlichen Übergabe oder Rücknahme ergänzt.