Die Reservierung steuert den gesamten Lebenszyklus des Mietvorgangs — von der Terminbuchung bis zum Abschluss und der Rückzahlung der Kaution.
Kalender
Der Kalender zeigt die Belegung der ganzen Flotte wochenweise: jedes Fahrzeug eine Zeile, jede Reservierung oder Sperrung ein farbiger Block. Eine neue Reservierung legen Sie über den Button an, oder direkt aus einer freien Stelle im Raster.
Entstehung der Reservierung
Sie wählen Fahrzeug, Kunde und Zeitraum. Der Mini-Kalender bei der Zeitraumwahl zeigt die Belegung und das System prüft Kollisionen live — eine echte Doppelbelegung erlaubt es niemandem. Der Preis wird aus der Preisliste vorausgefüllt (inklusive Saisons), lässt sich aber manuell anpassen. Eine von den Mitarbeitern angelegte Reservierung entsteht direkt als bestätigt — eine Anzahlung im Voraus ist nur bei Online-Buchungen der Kunden Bedingung.
Im selben Schritt wählen Sie auch die kostenpflichtigen Extras, die Sie beim Fahrzeug anbieten; der Preisvorschlag wird sofort neu berechnet. Die Servicegebühr des Fahrzeugs kommt von selbst hinzu. Im Reservierungsdetail lässt sich mit den Positionen dann weiterarbeiten — siehe die Anleitung Zusatzleistungen und Gebühren.
Status des Mietvorgangs
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Wartet auf Anzahlung | Nur Online-Buchungen — hält den Zeitraum 15 Minuten während der Zahlung |
| Reserviert | Bestätigter Zeitraum |
| Übergeben | Das Fahrzeug ist beim Kunden |
| Zurückgenommen | Das Fahrzeug ist zurück, die Abrechnung der Kaution steht aus |
| Abgeschlossen | Fertig — Geld abgerechnet, Papiere abgelegt |
| Storniert | Stornierung |
Der Assistent im Reservierungsdetail führt Sie: Bestätigung → Miete → Vertrag → Kaution → Übergabe → Rücknahme → Abrechnung → Abschluss. Der Status lässt sich auch manuell umschalten (mit Bestätigung) und jede Änderung wird in der Historie vermerkt — Sie können immer nachvollziehen, wer wann was geändert hat.
Übergabezeiten und Zeitfenster
Wenn Sie den Tag stundenweise planen, aktivieren Sie unter Einstellungen → Reservierungen und Stornierung die Überwachung der Übergabezeiten. Sie legen die Öffnungszeiten für jeden Wochentag fest, das Raster der angebotenen Zeiten (alle 15, 30, 60 oder 120 Minuten) und die Kapazität eines Zeitfensters — wie viele Übergaben und Rücknahmen Sie gleichzeitig abfertigen können. In die Kapazität zählen beide Seiten des Betriebs, damit sich Abfahrten und Ankünfte auf dem Hof nicht in die Quere kommen.
Dem Online-Kunden werden dann nur freie Zeiten angeboten; ein belegtes Zeitfenster kann er nicht wählen. Sie können auch einen Zuschlag für die Übergabe außerhalb der Öffnungszeiten festlegen — ohne ihn kann der Kunde eine Zeit außerhalb der Öffnungszeiten gar nicht wählen.
Die Mitarbeiter schränken die Zeitfenster nicht ein: Sie legen die Reservierung auch außerhalb der Öffnungszeiten und in ein volles Zeitfenster an, das System erinnert nur daran und lässt es sich bestätigen. Haben Sie einen Zuschlag hinterlegt, wird er auch bei einer solchen Reservierung berechnet.
Anpassungen
Im Reservierungsdetail lassen sich Zeitraum und Preis anpassen (mit Eintrag in die Historie), eine Notiz hinzufügen und die Zusatzpositionen bearbeiten. Die Liste aller Reservierungen mit Suche nach Kundennamen und Filter nach Status finden Sie im Bereich Reservierungen.
Reservierungsregeln
Unter Einstellungen → Reservierungen und Stornierung legen Sie die minimale und maximale Mietdauer, den nötigen Vorlauf und den Puffer zwischen Mietvorgängen fest (Zeit für Reinigung und Kontrolle). Für Online-Kunden gelten die Regeln strikt; die Mitarbeiter können sie mit bewusster Bestätigung übergehen — das Übergehen wird in der Historie vermerkt.
Stornierung
Die Stornierung einer Reservierung schlägt die Abrechnung der Anzahlung nach Ihrer Stornostaffel vor (Standard: mehr als 7 Tage vorher Anzahlung zurück, 2–7 Tage vorher verfällt sie als Gebühr, weniger als 48 Stunden vorher verfällt sie ganz). Die Staffel passen Sie unter Einstellungen → Reservierungen und Stornierung an.