Flotello stellt zum Mietvorgang eine Rechnung aus, die besteht — mit USt. für Umsatzsteuerpflichtige wie als Beleg eines Nicht-USt.-Zahlers. Wir bauen keine Buchhaltung: Ziel ist der korrekte Beleg ohne Abtippen, kein Ersatz für Fakturoid oder Pohoda.
Einstellungen der Rechnungsstellung
Unter Einstellungen → Rechnungsstellung füllen Sie aus:
- ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind und welchen Satz Sie verwenden (Standard 21 %, änderbar — etwa für andere Märkte),
- ob Sie die Preise in der Preisliste mit USt. eingeben (Endpreise) oder ohne USt. (Nettobasis) — das System rechnet immer den anderen Wert aus und zeigt beide,
- die Rechnungsdaten des Ausstellers: Name, Adresse, Firmen-ID, USt-IdNr., Bankverbindung, optional Logo und Fußzeile,
- den Nummernkreis: Präfix, Jahr in der Nummer (z. B. 2026-0001), Startnummer und das Verhalten zum Jahreswechsel.
Nicht-USt.-Zahler lassen den Schalter aus — USt. wird dann nirgends angezeigt und die Rechnung trägt den Hinweis des Nicht-USt.-Zahlers.
Preise mit USt. vs. ohne USt.
Ein Anhängerverleih denkt in Endpreisen, ein Maschinenverleih für Firmenkunden in Preisen ohne Steuer — deshalb wählen Sie den Modus selbst. Wie auch immer Sie sich entscheiden: Der Kunde sieht auf der öffentlichen Buchungsseite immer den Preis mit USt. und derselbe Betrag geht in die Kartenzahlung wie auf die Rechnung. Die Kaution ist eine rückzahlbare Sicherheit — sie wird nicht besteuert und nie umgerechnet.
Rechnung ausstellen
Klicken Sie im Reservierungsdetail im Panel Rechnungen auf „Rechnung ausstellen“. Der Entwurf ist vorausgefüllt:
- die Miete nach dem Preis der Reservierung,
- Zusatzleistungen und Gebühren als eigene Zeilen (Grill, Reinigung, Zuschlag für Übergabe außerhalb der Geschäftszeiten),
- die Nachzahlung für Kilometer über dem Limit (berechnet aus den Übergabeprotokollen),
- der einbehaltene Teil der Kaution als eigene Position — standardmäßig außerhalb der USt. als Schadenersatz; die richtige Behandlung bestätigen Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Die Positionen können Sie anpassen, eigene Zeilen hinzufügen oder den Rechnungsempfänger ändern (bei Firmen inklusive Firmen-ID und USt-IdNr.). Die Belegnummer wird erst bei der Ausstellung vergeben, der Kreis ist also immer fortlaufend und ohne Lücken. Das fertige PDF wird bei der Reservierung gespeichert und geht mit einem Klick per E-Mail an den Kunden.
Stornierung und Korrekturen
Eine ausgestellte Rechnung ist unveränderlich — genau wie ein unterschriebener Vertrag. Ist auf dem Beleg ein Fehler, stornieren Sie die Rechnung (mit einer Notiz, warum) und stellen eine neue aus. Der stornierte Beleg bleibt im Kreis und in den Übersichten, er zählt nur nicht in die Summen.
Rechnungsliste
Der Bereich Rechnungen (sichtbar für den Inhaber) zeigt alle ausgestellten Belege mit Zeitraumfilter und Summen von Nettobetrag, USt. und Gesamtbeträgen. Es ist eine Betriebsübersicht zur Kontrolle und als Unterlage für die Steuerberatung — keine Buchhaltung.