Flotello ist nicht nur ein Buchungssystem — es ist das Back-Office des Verleihs. Zu jedem Fahrzeug führen Sie auch das, was mit der Vermietung nicht direkt zusammenhängt: technische Daten, Dokumente und die Servicehistorie. Schluss mit dem Papierordner in der Schublade und der Tabelle, die niemand aktualisiert.
Das Fahrzeugdetail ist deshalb in zwei Registerkarten geteilt:
- Mietbetrieb — was die Vermietung beeinflusst: Preisliste, Kaution, Extras, Zubehör, Reservierungsregeln, Sperrungen.
- Flottenverwaltung — interne Daten des Verleihs. Der Kunde sieht sie nie.
Technische Daten
Auf der Registerkarte Flottenverwaltung füllen Sie VIN, Baujahr, Gültigkeit der Hauptuntersuchung (HU), Gültigkeit der Versicherung, Nutzlast in Kilogramm, Sitzplatzanzahl und eine interne Notiz aus. Alle Felder sind optional — füllen Sie aus, was bei Ihrem Fahrzeugtyp Sinn ergibt.
Überwachung von HU und Versicherung
Bei den Daten von HU und Versicherung überwacht das System selbst, ob das Ende naht:
| Status | Wann er erscheint |
|---|---|
| Abgelaufen | Das Datum liegt bereits in der Vergangenheit |
| Bald | Bis zum Ende bleiben 30 Tage oder weniger |
Sie müssen also nichts im Kopf oder im Kalender überwachen — ein Blick auf das Fahrzeug genügt.
Fahrzeugdokumente
Zu jedem Fahrzeug laden Sie Dokumente hoch: Fahrzeugschein, grüne Karte, Versicherungspolice, Kaufrechnung, was auch immer. Wir akzeptieren PDF und gängige Bilder (JPEG, PNG, HEIC, WebP) bis 10 MB pro Datei.
Die Dokumente sind privat gespeichert — öffnen kann sie nur Ihr Team, nie der Kunde oder die öffentliche Buchungsseite. Löschen darf sie ausschließlich der Inhaber des Kontos: Für Teammitglieder ist die Akte nur zum Lesen und Ergänzen da, damit kein wichtiges Dokument versehentlich verloren geht.
Servicehistorie
Zu jedem Fahrzeug führen Sie Serviceeinträge: Datum, Beschreibung der Arbeit, optional Kosten und Kilometerstand. Das ist praktisch für:
- den Überblick über die Kosten eines konkreten Fahrzeugs,
- den Nachweis der Pflege bei Verkauf oder Reklamation,
- die Planung der nächsten Wartung nach Laufleistung.
Einträge kann jedes Teammitglied hinzufügen und bearbeiten, löschen darf sie nur der Inhaber — genau wie bei den Dokumenten.
Was tun, wenn ein Fahrzeug ausgedient hat
Löschen Sie das Fahrzeug nicht — archivieren Sie es (Registerkarte Mietbetrieb). Ein archiviertes Fahrzeug lässt sich nicht reservieren und zählt nicht zum Limit Ihrer Abo-Stufe, die gesamte Historie der Mietvorgänge, Dokumente und Serviceeinträge bleibt aber auffindbar.