Flotello prowadzi wszystkie pieniądze wynajmu w jednym miejscu: najem, kaucję, dopłaty i zwroty. Kartą przez Stripe, gotówką lub przelewem — wszystko w jednej ewidencji.
Najem
Cena wynajmu naliczana jest jako „Najem”. Zapłatę ewidencjonujesz na szczegółach rezerwacji: gotówką, przelewem albo kartą (link do płatności możesz wysłać klientowi). Kiedy każesz płacić — z góry, przy wydaniu — zależy od Ciebie.
Zaliczka i dopłata
Wynajmujesz z wielomiesięcznym wyprzedzeniem i nie chcesz pobierać od razu całej ceny? W Ustawienia → Płatności przełącz „Płatność za najem przy rezerwacji online" na Zaliczka + dopłata i podaj dwie liczby: jaki procent ceny klient płaci przy rezerwacji oraz ile dni przed rozpoczęciem najmu przypada termin reszty.
- Przed płatnością klient widzi podział: ile płaci teraz, a ile i do kiedy później. Przy rezerwacji pobierana jest tylko zaliczka.
- Rezerwacja złożona bliżej terminu, niż wynosi termin dopłaty, jest płatna w całości od razu.
- Siedem dni przed terminem i ponownie w dniu terminu klient otrzymuje e-mail z linkiem do płatności kartą. Po zapłacie dostaje potwierdzenie.
- W szczegółach rezerwacji widać, ile zapłacono, ile pozostało i do kiedy. Dopłatę można przyjąć także gotówką lub przelewem albo wysłać link ręcznie.
- Dopłata po terminie jest widoczna w przeglądzie, na liście rezerwacji, w codziennym e-mailu i przy wydaniu. Rezerwacja nigdy nie jest anulowana automatycznie — decyzja należy do Ciebie.
- Tak samo można przyjąć tylko część ceny przy rezerwacji tworzonej samodzielnie: wystarczy zmniejszyć kwotę przy przyjmowaniu najmu.
Przy anulowaniu zwrot liczony jest od kwoty faktycznie zapłaconej przez klienta. Po zmianie terminu termin dopłaty przesuwa się razem z początkiem najmu; zapłacona zaliczka nie jest przeliczana. Podział płatności nie dotyczy kaucji — jest ona zawsze wpłacana dopiero przy wydaniu.
Kaucja
Kaucja wpłacana jest przy wydaniu pojazdu, razem z podpisem umowy i protokołu. Przyjęcie ewidencjonujesz tak samo jak najem: gotówką, przelewem, kartą. Przy płatności kartą kaucja jest realnie pobierana (nie tylko blokowana) — działa to więc także przy długich wynajmach, przy których blokada na karcie by wygasła.
Zwrot kaucji
Po zwrocie i podpisaniu protokołu zwrotu masz na szczegółach dwa przyciski:
- Zwróć kaucję — zwraca całą kwotę,
- Zwróć część kaucji — podajesz kwotę do zwrotu (np. po odliczeniu szkody lub dopłaty za km); reszta ewidencjonowana jest jako potrącenie z podanym powodem.
Przy płatnościach kartą zwrot idzie z powrotem na kartę klienta automatycznie przez Stripe. Przy gotówce i przelewie zwrot ewidencjonujesz ręcznie. Wszystko zapisuje się w płatnościach — ślad dokumentacyjny jest kompletny.
Płatności kartą (Stripe)
W Ustawienia → Płatności połączysz Flotello ze swoim kontem Stripe. Płatności klientów płyną potem bezpośrednio na Twoje konto — Flotello nie pobiera żadnej prowizji, płacisz tylko zwykłe opłaty Stripe. Bez połączenia gotówka i przelew normalnie działają dalej; karta pojawi się w ofercie po zakończeniu łączenia.
Przegląd
Każda rezerwacja ma panel płatności ze statusem: co zapłacone, co czeka, co zostało potrącone i zwrócone. Historia zmian przy rezerwacji obejmuje też zdarzenia płatnicze.
Faktura do wynajmu
Do rezerwacji wystawisz też fakturę — z VAT lub bez, zależnie od tego, czy jesteś podatnikiem. Szczegóły w poradniku Faktury i VAT.