Fast jede Werkstatt hat sie: die zwei oder drei Fahrzeuge, die Kunden für die Dauer der Reparatur bekommen. Sie stehen zwischen Neuwagen und Schrottpresse, laufen ein paar tausend Kilometer im Jahr und werden verwaltet mit einem Schlüsselbrett und einem Zettel. Solange nichts passiert, ist das in Ordnung. Dieser Beitrag beschreibt, was Sie regeln sollten, damit es auch dann in Ordnung bleibt, wenn etwas passiert.
1. Zwei Modelle — und was sie unterscheidet
Ersatzwagen laufen in der Praxis in zwei Varianten, die sich bei Steuer, Abrechnung und Erwartung des Kunden unterscheiden:
| Modell | Kostenloser Kundendienstwagen | Mietwagen gegen Entgelt |
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| Grundlage | Leihe als Service zur Reparatur | Mietvertrag mit Tages- oder Kilometerpreis |
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| Abrechnung | keine, Kosten sind im Werkstattpreis enthalten | Rechnung an Kunden oder an die gegnerische Haftpflicht |
| Kraftstoff | in der Regel „voll zurück" oder nach Verbrauch | nach Vertrag, meist voll/voll |
| Kaution | selten, aber sinnvoll bei hochwertigen Fahrzeugen | üblich, Höhe an Selbstbeteiligung gekoppelt |
| Kilometer | häufig begrenzt (Reparaturdauer × Alltagsfahrten) | Freikilometer plus Mehrkilometer |
| Versicherung | volle Vermietungsdeckung trotzdem nötig | volle Vermietungsdeckung nötig |
Der entscheidende Punkt steht in der letzten Zeile: Aus Sicht des Versicherers ist ein kostenloser Leihwagen kein anderer Fall als ein Mietwagen. Der Kunde fährt selbst, Sie kennen ihn nicht, und im Schadensfall zählt die Police, nicht die Freundlichkeit.
2. Zulassung und Versicherung: die Nutzungsart offenlegen
Ein Fahrzeug, das ohne gestellten Fahrer an wechselnde Nutzer überlassen wird, fällt in Deutschland unter den Begriff des Selbstfahrervermietfahrzeugs. Die Zulassungsstelle und der Versicherer müssen diese Nutzungsart kennen; eine Police für den Werkstattbetrieb oder ein Vorführwagen-Tarif trägt einen Schaden des Kunden im Zweifel nicht. Was genau dahintersteckt und welche Fragen Sie Ihrem Versicherer stellen sollten, erklärt der Beitrag Selbstfahrervermietfahrzeug: Zulassung und Versicherung; wie eine passende Deckung aufgebaut ist, ordnet Selbstfahrervermietversicherung: Deckung, Obliegenheiten und Kosten.
Für den Werkstattalltag heißt das konkret:
- Fahrerkreis. Viele Tarife setzen ein Mindestalter oder eine Mindestdauer des Führerscheinbesitzes voraus. Wer das nicht prüft, riskiert Leistungskürzungen.
- Selbstbeteiligung. Legen Sie fest, welche Selbstbeteiligung der Kunde im Schadensfall trägt, und schreiben Sie sie in den Vertrag. Ein mündliches „das regeln wir dann" endet vor Gericht.
- Auslandsfahrten. Klären Sie, ob die Police Fahrten ins Ausland deckt; sonst gehört das Verbot in den Vertrag.
Dieser Text erklärt Prinzipien, keine Einzelfallberatung. Ob Ihre Fahrzeuge im konkreten Fall umzumelden sind, bestätigen Ihnen Zulassungsstelle und Versicherer — fragen Sie schriftlich und heben Sie die Antwort auf.
3. Der Vertrag: auch beim kostenlosen Wagen
Der Irrtum „kostenlos, also kein Vertrag" ist der teuerste in diesem Geschäft. Ohne schriftliche Vereinbarung gibt es keine Selbstbeteiligung, keine Kilometerregel, keine Haftung für Bußgelder und keine Rückgabefrist. Ein Ersatzwagenvertrag ist eine Seite lang und enthält:
- Fahrzeug (Kennzeichen, Kilometerstand, Kraftstoffstand bei Ausgabe),
- Fahrer (Name, Anschrift, Führerscheindaten — gesichtet, nicht kopiert),
- Nutzungsdauer und Rückgabeort, Verlängerung nur mit Zustimmung,
- Kosten: Tagespreis oder „kostenlos", Freikilometer, Mehrkilometer, Kraftstoff,
- Haftung: Selbstbeteiligung je Schadensfall, Ausschluss bei grober Fahrlässigkeit, Umgang mit Bußgeldern und Mautgebühren,
- Unterschriften beider Seiten.
Welche Angaben zum Fahrer Sie erheben dürfen und warum die Kopie des Führerscheins meist die falsche Lösung ist, behandelt Führerscheinkontrolle in der Autovermietung.
4. Übergabe und Rückgabe: fünf Minuten, die alles entscheiden
Jeder Streit um einen Ersatzwagen dreht sich um denselben Satz: „Das war schon so." Die einzige Antwort darauf ist ein Übergabeprotokoll mit Fotos und Zeitstempel — bei Ausgabe und Rückgabe, nach demselben Schema. Für Pkw gehören dazu Kilometerstand, Kraftstoffanzeige, Innenraum, Felgen und jeder bekannte Vorschaden als Detailfoto. Den vollständigen Aufbau beschreibt Übergabeprotokoll für Mietfahrzeuge.
In der Werkstatt gibt es eine Besonderheit: Der Ersatzwagen wird häufig vom Serviceberater herausgegeben, der gleichzeitig das Kundenfahrzeug annimmt. Zwei Fahrzeuge, ein Kunde, zehn Minuten. Deshalb muss das Protokoll auf dem Telefon laufen und nicht auf einem Klemmbrett — sonst wird es weggelassen, sobald der nächste Kunde wartet.
5. Abrechnung nach unverschuldetem Unfall
Stellt die Werkstatt einen Ersatzwagen, weil das Kundenfahrzeug nach einem fremdverschuldeten Unfall repariert wird, werden die Mietwagenkosten häufig gegenüber der Haftpflichtversicherung des Unfallgegners geltend gemacht. Drei Dinge entscheiden, ob das reibungslos läuft:
1. Angemessene Tarife. Versicherer prüfen Mietwagenrechnungen streng. Orientieren Sie sich an marktüblichen Sätzen für die jeweilige Fahrzeugklasse und dokumentieren Sie, warum die Mietdauer der Reparaturdauer entspricht.
2. Vollständige Unterlagen. Mietvertrag, Übergabeprotokoll mit Kilometerständen und die Rechnung mit Pflichtangaben — was auf eine Rechnung gehört, steht in Rechnung in der Vermietung.
3. Klare Rolle des Kunden. Der Kunde bleibt Ihr Vertragspartner. Ob und in welcher Höhe der gegnerische Versicherer zahlt, ist eine Frage der Schadenregulierung, nicht Ihres Vertrags — ein Satz dazu im Vertrag verhindert die Diskussion, wenn der Versicherer kürzt.
Rechtsprechung und Regulierungspraxis zu Mietwagenkosten ändern sich; prüfen Sie den aktuellen Stand mit Ihrem Verband oder einer Rechtsberatung, bevor Sie Tarife festlegen.
6. Ab wann Sie eine Verwaltung brauchen
Mit einem Ersatzwagen reicht das Schlüsselbrett. Mit vier Fahrzeugen, zwei Standorten und Reparaturen, die sich um Tage verschieben, entstehen dieselben Probleme wie in jeder Vermietung: Doppelbelegung, vergessene Hauptuntersuchung, unklare Kilometerstände, Kautionen, die niemand zurückgebucht hat. Spätestens dann lohnt sich ein System, das Verfügbarkeit, Verträge, Protokolle und Fristen an einem Ort hält — und auf dem Telefon des Serviceberaters funktioniert.
Kennzahlen helfen bei der Entscheidung, ob ein fünfter Wagen sinnvoll ist: Auslastung je Fahrzeug und Kosten je Ersatztag sagen mehr als das Bauchgefühl. Wie Sie das messen, zeigt Kennzahlen in der Vermietung.
Wobei Flotello hilft
Flotello führt Ersatzwagen wie eine kleine Vermietung: Verfügbarkeit im Kalender, Vertrag aus der Vorlage, Führerscheindaten ohne Kopie, Übergabeprotokoll mit Fotos und Unterschrift auf dem Telefon, Kilometer- und Kraftstoffstand bei Ausgabe und Rückgabe, HU-Fristen je Fahrzeug. Die Kaution kann per Karte reserviert und bei der Rückgabe freigegeben werden. Für einen Betrieb mit wenigen Fahrzeugen reicht der kleinste Tarif — die Übersicht steht auf der Preisseite, die Anleitung zum Protokoll in der Hilfe, und der Start ist eine Registrierung ohne Kreditkarte.
Was Flotello konkret für Ihre Art von Vermietung leistet, sehen Sie hier: Software für die Autovermietung; außerdem Software für die Anhängervermietung, Software für die Baumaschinenvermietung und Software für die Wohnmobilvermietung.