Datenschutzerklärung — Flotello

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungen ist Jonáš Bláha, Einzelunternehmer nach tschechischem Recht, Ident.-Nr. (IČO): 71772618, Dolní hejčínská 298/19, 779 00 Olomouc, Tschechische Republik (nachfolgend „wir" oder „Flotello"). Wir betreiben die Webanwendung Flotello unter flotello.app — eine Software zur Verwaltung von Vermietungen von Anhängern, Fahrzeugen, Transportkarren und Maschinen.

Kontakt in Datenschutzangelegenheiten: info@flotello.app. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da wir hierzu weder nach Art. 37 DSGVO noch nach § 38 BDSG verpflichtet sind.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten: (a) der Besucher der Website flotello.app, (b) der Interessenten am Dienst und (c) der Nutzer der Anwendung — also unserer Kunden (Vermietungen) und der von ihnen autorisierten Nutzer. Sie gilt nach Maßgabe der DSGVO sowie, soweit anwendbar, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG).

2. Wichtig: unsere zwei Rollen bei der Datenverarbeitung

Als Verantwortlicher verarbeiten wir die in dieser Erklärung beschriebenen Daten — also die Daten der Websitebesucher sowie die Daten unserer Kunden (Vermietungen) und ihrer Nutzer.

Als Auftragsverarbeiter verarbeiten wir die Daten, die unsere Kunden — die Vermietungen — über ihre eigenen Kunden (Mieter) in die Anwendung einstellen: Identifikations- und Kontaktdaten, Verträge, Protokolle, Fotodokumentation u. Ä. Verantwortlicher für diese Daten ist stets die jeweilige Vermietung. Sind Sie Mieter und möchten Ihre Rechte ausüben (Auskunft, Berichtigung, Löschung …), wenden Sie sich bitte unmittelbar an die Vermietung, bei der Sie das Fahrzeug gemietet haben. Erhalten wir eine solche Anfrage, leiten wir sie unverzüglich an die betreffende Vermietung weiter. Die Verarbeitung für die Vermietungen richtet sich nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag, der Anhang unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist.

3. Welche Daten wir verarbeiten, wozu und wie lange

3.1 Registrierung und Nutzung der Anwendung (Kunden und ihre Nutzer)

• Daten: Vor- und Nachname, E-Mail, Telefon, Name und Identifikationsdaten des Unternehmens (Ident.-Nr., USt-IdNr., Sitz), Anmeldedaten, Kontoeinstellungen, Protokolle der Kontoaktivität.
• Zweck: Einrichtung und Verwaltung des Kontos, Bereitstellung des Dienstes, Support, Kommunikation.
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).
• Speicherdauer: für die Dauer des Vertrags und 30 Tage nach dessen Ende (Frist für den Datenexport); anschließend nur die Daten, die zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich sind, für die Dauer der Verjährungsfristen (in der Regel 3–4 Jahre).

3.2 Rechnungsstellung und Buchhaltung

• Daten: Rechnungsdaten, Historie der Abonnementzahlungen, Steuerbelege.
• Zweck und Rechtsgrundlage: Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO) — insbesondere nach dem tschechischen Umsatzsteuer- und Buchführungsrecht, da der Anbieter ein tschechisches Unternehmen ist.
• Speicherdauer: 10 Jahre ab dem Ende des Besteuerungszeitraums, in dem die Leistung erbracht wurde.

3.3 Testphase und Direktwerbung

• Daten: E-Mail, Name, Informationen über die Nutzung der Testversion.
• Zweck: Kommunikation während der Testphase, Angebot des Wechsels in einen kostenpflichtigen Tarif, maßvolle Direktwerbung gegenüber Bestandskunden (Newsletter, Neuigkeiten im Dienst).
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung bzw. berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO) an Direktwerbung gegenüber eigenen Kunden; bei E-Mail-Werbung beachten wir die Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG. Sie können der Zusendung jederzeit widersprechen bzw. sich abmelden (Link in jeder E-Mail), ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.
• Speicherdauer: für die Dauer des Vertrags bzw. bis zur Abmeldung; bei inaktiven Interessenten höchstens 1 Jahr nach Ende der Testphase.

3.4 Besucher der Website flotello.app

• Daten: technische Daten des Besuchs (IP-Adresse, Browsertyp, aufgerufene Seiten) und Daten aus Cookies gemäß Abschnitt 4.
• Zweck: Betrieb und Absicherung der Website, Reichweitenmessung.
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Betrieb und Sicherheit — Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO), Einwilligung (Analyse-Cookies — Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG).

3.5 Kommunikation und Support

• Daten: Inhalt der Kommunikation (E-Mail, Kontaktformular), Kontaktdaten.
• Zweck und Rechtsgrundlage: Bearbeitung der Anfrage — berechtigtes Interesse bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).
• Speicherdauer: 2 Jahre nach Abschluss der Kommunikation.

4. Cookies und Analyse

Auf der Website flotello.app verwenden wir:

• Notwendige (technische) Cookies — sie gewährleisten das Funktionieren der Website und der Anwendung (Anmeldung, Sicherheit). Ihre Speicherung ist nach § 25 Abs. 2 TDDDG einwilligungsfrei zulässig.
• Analyse-Cookies — Google Analytics (Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Sie dienen der Messung der Besucherzahlen und des Nutzungsverhaltens auf der Website. Sie werden nur mit Ihrer über das Cookie-Banner erteilten Einwilligung gesetzt (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO); die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Einstellungen im Cookie-Banner widerrufen. Daten können an Google LLC in die USA übermittelt werden — die Übermittlung ist durch die Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework, hilfsweise durch Standardvertragsklauseln, abgesichert. Speicherdauer der Analysedaten: 14 Monate.
• Herkunft der Registrierung — wenn Sie in Analyse-Cookies eingewilligt haben, merkt sich Ihr Browser (im lokalen Speicher) die erste Seite unserer Website, die Sie aufgerufen haben, die Domain der Website, die Sie zu uns verwiesen hat, und eine etwaige Kampagnenkennzeichnung (utm_source) (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Bei der Registrierung speichern wir diese Angaben zu Ihrem Konto, zusammen mit der Seite unserer Website, von der aus Sie zur Registrierung gelangt sind (diese erfassen wir auch ohne Einwilligung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses zu wissen, woher unsere Nutzer kommen, Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Vollständige Adressen oder deren Parameter speichern wir nicht. Die Angabe wird für die Dauer des Bestehens des Kontos gespeichert.

Eine Übersicht der konkreten Cookies einschließlich ihrer Speicherdauern ist im Cookie-Banner auf der Website abrufbar.

5. Empfänger der Daten

Wir verarbeiten die Daten vorrangig selbst; wir setzen jedoch folgende Dienstleister (Auftragsverarbeiter und weitere Empfänger) ein:

Darüber hinaus können wir Daten an Behörden weitergeben, soweit eine Rechtsvorschrift dies verlangt.

6. Übermittlungen in Drittländer

Die Daten der Anwendung werden primär in der EU (Frankfurt) gespeichert. Einige der oben genannten Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder können von dort auf die Daten zugreifen. Solche Übermittlungen erfolgen ausschließlich auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (EU-U.S. Data Privacy Framework) oder von Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO, gegebenenfalls ergänzt um zusätzliche Maßnahmen. Eine Kopie der Garantien können Sie über unseren Kontakt anfordern.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht: auf Auskunft über Ihre Daten und auf eine Kopie (Art. 15 DSGVO); auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO); auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden", Art. 17 DSGVO), soweit die Voraussetzungen vorliegen; auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO); auf Datenübertragbarkeit hinsichtlich der auf Grundlage eines Vertrags oder einer Einwilligung verarbeiteten Daten (Art. 20 DSGVO); auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage eines berechtigten Interesses, einschließlich Direktwerbung (Art. 21 DSGVO — einem Widerspruch gegen Direktwerbung kommen wir stets nach); sowie auf jederzeitigen Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Ihre Rechte können Sie über den in Abschnitt 1 genannten Kontakt ausüben. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats (in komplexen Fällen kann die Frist um zwei Monate verlängert werden; darüber informieren wir Sie).

Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen — insbesondere bei der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde des Bundeslandes Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, oder bei der für uns als Anbieter zuständigen tschechischen Aufsichtsbehörde: Úřad pro ochranu osobních údajů (Amt für den Schutz personenbezogener Daten), Pplk. Sochora 27, 170 00 Prag 7, Tschechische Republik, www.uoou.gov.cz.

8. Datensicherheit

Wir schützen die Daten insbesondere durch Verschlüsselung der Übertragung (HTTPS/TLS) und der Speicherung, durch Zugriffssteuerung, durch logische Trennung der Daten der einzelnen Kunden, durch regelmäßige Datensicherungen und durch die Nutzung der Infrastruktur renommierter Anbieter mit Sicherheitszertifizierungen (SOC 2, ISO 27001).

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, insbesondere bei Änderungen der Funktionen des Dienstes oder der eingesetzten Dienstleister. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets unter flotello.app abrufbar; über wesentliche Änderungen informieren wir die Nutzer der Anwendung per E-Mail oder durch eine Mitteilung im Dienst.