1. Die Pflichtangaben auf einen Blick
Eine Rechnung an einen Unternehmer muss so viel Information tragen, dass ein fremder Dritter die Leistung zweifelsfrei zuordnen kann. In der Vermietung sind das:
- vollständiger Name und Anschrift von Vermieter und Mieter,
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Rechnungsdatum,
- eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer,
- Menge und Art der Leistung — also nicht „Miete", sondern „Anhänger, Kennzeichen XY-Z 123, Vermietung 12.–14.08.2026",
- der Leistungszeitraum, wenn er vom Rechnungsdatum abweicht (in der Vermietung fast immer),
- das Netto-Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen,
- Steuersatz und Steuerbetrag, bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf,
- jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung, etwa ein Wochenrabatt.
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und ergänzen stattdessen den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Alles andere — Nummer, Parteien, Leistungsbeschreibung — brauchen sie genauso, sonst bucht der Firmenkunde die Rechnung nicht.
Für Kleinbeträge gibt es Erleichterungen: eine Quittung über wenige Euro muss nicht alles enthalten. Die Grenze wird gelegentlich angepasst, prüfen Sie den aktuellen Stand, bevor Sie Ihre Belegvorlage darauf aufbauen.
2. Was gehört ins Entgelt, was nicht
Faustregel: Alles, was Sie dafür berechnen, dass Sie etwas leisten, ist Teil des Entgelts.
| Position | Gehört ins Entgelt |
|---|---|
| Miete für Fahrzeug oder Maschine | ja |
| Servicepauschale, Reinigung, Betankung | ja |
| Zubehör wie Gurte, Netze, Auffahrrampen | ja |
| Zustellung und Abholung | ja |
| Kilometer über dem Freilimit | ja |
| Übergabe außerhalb der Öffnungszeiten | ja |
| Kaution (Rückzahlung geplant) | nein |
| Durchlaufender Posten, den Sie nur weiterreichen | in der Regel nein |
Der Grund, warum das sauber getrennt gehört: Die Buchhaltung des Kunden verbucht Entgelt und Sicherheit völlig unterschiedlich. Eine Rechnung, in der die Kaution als Position steht, erzeugt genau die Rückfragen, die Sie sich sparen wollten.
3. Kaution, Schaden und Stornogebühr
Die Kaution ist eine Sicherheit, kein Umsatz. Sie nehmen sie entgegen, halten sie und geben sie zurück. In diesem Moment passiert steuerlich nichts.
Interessant wird es, wenn Sie einbehalten. Dann entscheidet der Grund:
- Sie behalten für einen Schaden am Fahrzeug ein — das ist regelmäßig Schadensersatz und damit kein Entgelt für eine Leistung.
- Sie behalten für eine Leistung ein, die Sie erbracht haben — Reinigung, Betankung, Nachbereitung, Mehrkilometer — das ist ganz normales Entgelt und gehört auf eine Rechnung.
Deshalb: Kautionsabrechnungen immer nach Positionen aufschlüsseln. „Einbehalt 300 Euro" hilft niemandem. „Reparatur Plane 220 Euro, Innenreinigung 80 Euro" hilft Ihnen, Ihrem Kunden und Ihrer Steuerberatung. Wie Sie die Abwicklung insgesamt sauber aufsetzen, beschreibt der Beitrag zur Kaution in der Fahrzeugvermietung.
Bei Stornogebühren kommt es ebenfalls auf die Natur an: echter pauschalierter Schadensersatz für die entgangene Vermietung wird anders behandelt als ein Entgelt für eine tatsächlich erbrachte Reservierungsleistung. Formulieren Sie Ihre Bedingungen so, dass klar erkennbar ist, was gemeint ist — der Beitrag zu Stornobedingungen geht auf die Formulierung ein, die steuerliche Einordnung klärt Ihre Beratung.
Anzahlungen auf eine künftige Miete lösen bei Regelbesteuerung typischerweise schon bei Vereinnahmung eine Pflicht aus. Wer regelmäßig mit Vorauszahlungen arbeitet, sollte das nicht erst bei der Jahresabschlussbuchung merken.
4. Der Nummernkreis
Fortlaufend heißt nicht „irgendwann mal aufsteigend", sondern lückenlos nachvollziehbar. Bewährt hat sich:
- ein Format mit Jahr, etwa 2026-0001, damit sich die Kreise über Jahre nicht überschneiden,
- die Nummer wird erst beim Ausstellen vergeben, nicht beim Anlegen eines Entwurfs — sonst entstehen Löcher durch verworfene Entwürfe,
- getrennte Kreise für Rechnung, Gutschrift und Anzahlung sind zulässig, wenn sie jeweils in sich lückenlos sind,
- eine ausgestellte Rechnung wird nicht überschrieben. Korrektur läuft über Storno und Neuausstellung mit Verweis auf das Original.
Fehlende Nummern sind das Erste, wonach eine Prüfung fragt. Ein System, das die Nummer atomar und erst beim Ausstellen vergibt, macht das Problem strukturell unmöglich — auch dann, wenn zwei Personen gleichzeitig abrechnen.
5. GoBD in der Praxis
Die GoBD klingen nach Konzernthema, betreffen aber jede Vermietung mit Buchführungspflichten. Übersetzt in den Alltag bedeuten sie vier Dinge:
1. Unveränderbarkeit. Ein gebuchter Beleg darf nachträglich nicht spurlos geändert werden. Eine Excel-Datei, in der man Zeilen überschreiben kann, erfüllt das nicht.
2. Nachvollziehbarkeit. Von der Buchung über den Mietvertrag und das Übergabeprotokoll bis zur Rechnung muss der Zusammenhang erkennbar bleiben.
3. Aufbewahrung im Ursprungsformat. Eine digital empfangene Rechnung wird digital aufbewahrt. Ausdrucken und wegwerfen genügt nicht.
4. Verfahrensdokumentation. Eine kurze Beschreibung, wie Belege bei Ihnen entstehen, abgelegt und archiviert werden. Zwei Seiten reichen für einen kleinen Betrieb völlig aus.
Die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Buchungsbelege sind mehrjährig und wurden zuletzt angepasst; nehmen Sie die aktuelle Frist aus einer offiziellen Quelle, bevor Sie alte Ordner entsorgen.
6. E-Rechnung im B2B
Die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen kommt stufenweise. Wichtig ist die Reihenfolge, weil sie oft verwechselt wird:
- Empfangen müssen Unternehmen strukturierte E-Rechnungen früher, als sie selbst welche ausstellen müssen. Praktisch heißt das: ein Postfach, das Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD annehmen und lesbar machen kann.
- Ausstellen wird für weitere Gruppen später verpflichtend, gestaffelt unter anderem nach Umsatz.
- Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne dieser Regeln, solange sie keinen strukturierten Datenteil enthält.
- Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen.
Die Stichtage und Schwellen sind mehrfach verschoben und ergänzt worden. Prüfen Sie den Stand zu Ihrem Datum, bevor Sie Software auswählen — und fragen Sie beim Anbieter konkret nach, welche Formate er erzeugt und ob er sie auch empfangen kann.
7. Wann Sie abrechnen sollten
Bei Firmenkunden immer, bei Privatkunden ist ein Zahlungsbeleg das Minimum — eine ordentliche Rechnung wirkt trotzdem professioneller und spart Rückfragen.
Der bessere Zeitpunkt ist nach der Rückgabe. Vorher kennen Sie weder Mehrkilometer noch Tankstand noch Reinigungsaufwand, und jede Korrektur kostet Sie mehr Zeit als das Warten. Wer eine Anzahlung nimmt, stellt dafür einen eigenen Beleg aus und rechnet am Ende ab.
Ein praktischer Ablauf, der sich bewährt hat:
| Zeitpunkt | Beleg |
|---|---|
| Buchung mit Anzahlung | Anzahlungsbeleg |
| Übergabe | Protokoll, Kaution als Sicherheit vermerkt |
| Rückgabe | Protokoll mit Abweichungen |
| Nach Rückgabe | Rechnung über Miete, Extras, Mehrkilometer |
| Kautionsabrechnung | Positionen einzeln, Rest zurück |
Wobei Flotello hilft
In Flotello entsteht die Rechnung direkt aus der Reservierung: Miete, Extras, Mehrkilometer und einbehaltene Beträge sind bereits erfasst, die Nummer wird erst beim Ausstellen vergeben und der Kreis bleibt auch dann lückenlos, wenn zwei Personen gleichzeitig arbeiten. Ausgestellte Rechnungen sind unveränderbar und lassen sich nur per Storno mit Begründung korrigieren.
Details stehen in der Hilfe unter Rechnungen und Umsatzsteuer, ausprobieren können Sie das System 7 Tage kostenlos.