1. Was Sie tatsächlich prüfen
Nehmen Sie das Dokument in die Hand. Ein Foto in der Handygalerie des Kunden ist keine Kontrolle.
| Prüfpunkt | Worauf Sie achten |
|---|---|
| Person | Gesicht stimmt mit dem Lichtbild überein |
| Gültigkeit | Ablaufdatum des Dokuments nicht überschritten |
| Klasse | passt zur zulässigen Gesamtmasse des Fahrzeugs |
| Erteilungsdatum | erfüllt Ihre Mindestbesitzdauer |
| Schlüsselzahlen | Auflagen wie Sehhilfe oder Anpassungen |
| Echtheit | Sicherheitsmerkmale, Druckbild, Oberfläche |
| Zustand | keine Manipulationsspuren, nicht beschädigt |
Zwei Details werden häufig übersehen. Erstens: Das Ablaufdatum des Dokuments ist nicht dasselbe wie die Gültigkeit der Fahrerlaubnis — Kartenführerscheine werden befristet ausgestellt und müssen erneuert werden. Ein abgelaufenes Dokument ist trotzdem ein Problem, weil Sie die Berechtigung nicht mehr nachweisen können. Zweitens: Schlüsselzahlen mit Auflagen wie einer erforderlichen Sehhilfe gehören beachtet und im Zweifel im Protokoll vermerkt.
Prüfen Sie außerdem den offensichtlichen Zustand der Person. Wer alkoholisiert oder erkennbar nicht fahrtauglich erscheint, bekommt das Fahrzeug nicht — unabhängig davon, was im Vertrag steht.
2. Mindestalter und Besitzdauer
Diese Grenzen sind nicht gesetzlich vorgegeben, sondern kommen aus Ihrem Versicherungsvertrag und Ihrer eigenen Risikoeinschätzung. Übliche Ausgestaltungen:
| Fahrzeugklasse | Häufige Anforderung |
|---|---|
| Kleinwagen, Kompakt | ab 21 Jahren, ein Jahr Besitzdauer |
| Transporter bis 3,5 Tonnen | ab 21 bis 23 Jahren, zwei Jahre Besitzdauer |
| Hochwertige oder starke Fahrzeuge | ab 25 Jahren, mehrere Jahre Besitzdauer |
| Wohnmobile | ab 21 bis 25 Jahren, längere Besitzdauer |
Entscheidend ist, dass Sie diese Anforderungen vor der Buchung sichtbar machen. Ein Kunde, der erst bei der Abholung erfährt, dass er zu jung ist, hat einen berechtigten Ärger und Sie einen leeren Termin. In die Buchungsstrecke gehören daher Mindestalter und Besitzdauer als Angabe, nicht ins Kleingedruckte. Wie eine Buchungsstrecke solche Regeln transportiert, beschreibt der Beitrag zur Online-Buchung.
3. Zusatzfahrer
Die Regel ist einfach und wird trotzdem täglich gebrochen: Fahren darf nur, wer namentlich im Mietvertrag steht. Der Partner, der auf der Rückfahrt übernimmt, der Kollege, der kurz umparkt — beides sind Fälle, in denen der Versicherungsschutz in Frage steht.
Praktisch heißt das:
- Zusatzfahrer werden mit Name, Geburtsdatum und Führerscheindaten aufgenommen,
- deren Führerschein wird ebenso geprüft wie der des Hauptmieters,
- die Aufnahme kann kostenpflichtig sein, sollte aber unkompliziert bleiben,
- weisen Sie bei der Übergabe ausdrücklich darauf hin, dass niemand sonst fahren darf.
Formulieren Sie den Hinweis positiv und konkret: „Fahren dürfen Sie und Frau Müller. Wenn jemand anderes fahren soll, rufen Sie kurz an, dann tragen wir die Person nach." Das wird deutlich besser angenommen als eine Klausel.
4. Ausländische Führerscheine
Hier entscheidet die Herkunft der Fahrerlaubnis.
EU und EWR. Führerscheine aus diesen Staaten sind in Deutschland grundsätzlich anerkannt. Die Prüfung läuft wie bei einem deutschen Dokument: Person, Gültigkeit, Klasse, Erteilungsdatum.
Drittstaaten. Hier gilt eine zeitlich begrenzte Anerkennung nach der Einreise, teilweise verbunden mit dem Erfordernis einer Übersetzung oder eines internationalen Führerscheins. Für Personen mit Wohnsitz in Deutschland läuft diese Anerkennung nach einiger Zeit aus. Die Einzelheiten unterscheiden sich nach Herkunftsstaat und Aufenthaltsstatus; prüfen Sie den aktuellen Stand bei einer offiziellen Stelle und legen Sie eine schriftliche Hausregel fest, an die sich Ihr Team hält.
Praktische Vorgehensweise, die sich bewährt hat:
1. Dokument im Original vorlegen lassen.
2. Bei nicht lateinischer Schrift zusätzlich internationalen Führerschein oder beglaubigte Übersetzung verlangen.
3. Fahrzeugklasse abgleichen — die Klassenbezeichnungen sind nicht überall identisch.
4. Bei Unklarheit nicht übergeben und stattdessen anbieten, die Buchung kostenfrei zu stornieren.
Der letzte Punkt ist wichtig für Ihren Ruf: Eine faire Absage mit Erstattung wird deutlich besser aufgenommen als ein Fahrzeug, das Sie unter Bauchschmerzen herausgeben.
5. Datenschutz: was Sie erfassen dürfen
Der häufigste Irrtum lautet, man müsse den Führerschein kopieren. Das ist nicht der Fall — und es ist datenschutzrechtlich heikel, weil eine Kopie deutlich mehr Daten enthält, als Sie brauchen.
Sinnvoll und verhältnismäßig ist:
- Erfassen: Name, Geburtsdatum, Führerscheinnummer, Klasse, Ausstellungsdatum und ausstellende Behörde.
- Vermerken: dass die Kontrolle stattgefunden hat, mit Datum und Person, die geprüft hat.
- Nicht anlegen: routinemäßige Scans oder Fotokopien des Dokuments.
- Löschen: nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, die für Ihre Vertrags- und Buchhaltungsunterlagen gelten.
Die Kontrolle im Protokoll zu bestätigen, erfüllt den Nachweiszweck genauso gut wie eine Kopie — mit erheblich weniger Risiko. Legen Sie diese Praxis schriftlich in Ihren internen Regeln fest, damit sie nicht von der jeweiligen Schicht abhängt.
6. Wenn etwas nicht stimmt
| Situation | Empfohlene Reaktion |
|---|---|
| Führerschein vergessen | keine Übergabe, Termin verschieben |
| Dokument abgelaufen | keine Übergabe |
| Zweifel an der Echtheit | keine Übergabe, sachlich bleiben |
| Person offensichtlich fahruntüchtig | keine Übergabe, gegebenenfalls Hilfe anbieten |
| Klasse passt nicht zum Fahrzeug | kleineres Fahrzeug anbieten |
| Alter unter Ihrer Grenze | Buchung kostenfrei stornieren |
In allen Fällen gilt: sachlich, ohne Vorwurf, mit einer Alternative. Sie führen keine Ausweiskontrolle im hoheitlichen Sinn durch, Sie entscheiden über einen privatrechtlichen Vertrag. Diese Haltung macht das Gespräch deutlich einfacher.
7. Kontrolle in den Ablauf einbauen
Damit nichts vergessen wird, gehört die Prüfung an eine feste Stelle im Übergabeablauf — direkt vor der Unterschrift unter den Mietvertrag und vor der Schlüsselübergabe. Ein Protokollfeld mit den Punkten aus Abschnitt 1, das abgehakt werden muss, ist wirksamer als jede Schulung. Wie ein solches Protokoll insgesamt aufgebaut wird, zeigt der Beitrag zum Übergabeprotokoll.
Wobei Flotello hilft
In Flotello werden Fahrerdaten strukturiert erfasst — Name, Geburtsdatum, Führerscheinnummer und Klasse — und die durchgeführte Kontrolle wird im Übergabeprotokoll bestätigt. Ausweis- und Führerscheinscans sind bewusst nicht vorgesehen, weil sie mehr Daten enthalten, als eine Vermietung braucht.
Wie die Kundendaten verwaltet werden, steht in der Hilfe; das System testen können Sie 7 Tage kostenlos.