Wer „Übergabeprotokoll Lkw Muster" sucht, will kein Referat, sondern ein Formular. Das bekommen Sie hier — und dazu die wenigen Regeln, die darüber entscheiden, ob das ausgefüllte Blatt im Streitfall etwas wert ist. Die allgemeinen Grundlagen (Pflichtangaben, Fotoregeln, Unterschriften) stehen im Beitrag Übergabeprotokoll für Mietfahrzeuge; dieser Text ergänzt, was bei Lkw und Transportern anders ist.
1. Was bei Lkw und Transportern anders ist
Ein Pkw hat vier Seiten und einen Innenraum. Ein Transporter hat zusätzlich einen Laderaum, der nach jeder Miete anders aussieht, eine Höhe, die der Mieter nicht gewohnt ist, und eine Nutzlast, die er selten kennt. Daraus ergeben sich die typischen Schadensbilder:
- Dach und Dachkante — Tiefgarage, Durchfahrt, Äste. Wird bei der Rückgabe fast nie kontrolliert, weil man es vom Boden nicht sieht.
- Laderaum — Boden, Seitenwände, Trennwand, Zurrösen. Kratzer sind normal, durchgestoßene Verkleidungen und verbogene Ösen nicht.
- Hecktüren und Schiebetür — Scharniere, Dichtungen, Türfeststeller; häufig durch überstehende Ladung beschädigt.
- Ladebordwand — Funktion, Plattform, Abrollsicherung, Bedienteil. Ein Defekt hier ist schnell vierstellig.
- Unterboden und Unterfahrschutz — Bordsteine und Rampen.
- Überladung — sieht man nicht, zeigt sich aber an Reifen, Federn und Bremsen.
Ein Muster, das diese Punkte nicht abfragt, ist ein Pkw-Protokoll mit anderem Titel.
Ein allgemeines Formular zum Ausdrucken gibt es zusätzlich als Download: Muster-Übergabeprotokoll für Fahrzeuge, kostenlos als PDF und Word.
2. Das Muster: Kopf- und Fahrzeugdaten
Diesen Teil füllen Sie vor dem Termin aus, damit vor Ort nur noch geprüft wird.
| Feld | Inhalt |
|---|
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| Vermieter | Firma, Anschrift, Ansprechpartner |
|---|---|
| Mieter | Name/Firma, Anschrift; bei Firmen zusätzlich der Fahrer |
| Fahrer | Name, Führerscheinklasse, Führerscheinnummer (gesichtet, nicht kopiert) |
| Fahrzeug | Kennzeichen, Typ, Aufbauart (Kasten, Koffer, Pritsche, Plane) |
| Mietvertrag | Nummer, Mietbeginn und -ende |
| Abmessungen | Höhe, Breite, Länge — gut lesbar auch im Fahrzeug anbringen |
| Zulässige Gesamtmasse / Nutzlast | laut Zulassungsbescheinigung |
| Datum, Uhrzeit, Ort | bei Ausgabe und bei Rückgabe getrennt |
Prüfen Sie bei der Führerscheinklasse, ob sie zum Fahrzeug passt: Oberhalb von 3,5 Tonnen zulässiger Gesamtmasse reicht die Klasse B nicht. Die Grenzen im Einzelnen sollten Sie mit den aktuell geltenden Vorschriften abgleichen.
3. Das Muster: Prüfpunkte bei Ausgabe und Rückgabe
Jede Zeile wird zweimal ausgefüllt — einmal bei der Ausgabe, einmal bei der Rückgabe. Spalten: in Ordnung / Mangel / Bemerkung / Foto-Nr.
| Bereich | Prüfpunkt |
|---|
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| Stände | Kilometerstand · Kraftstoff · AdBlue · Betriebsstunden der Ladebordwand (falls vorhanden) |
|---|---|
| Außen | Front · linke Seite · rechte Seite · Heck · Dach und Dachkante · Spiegel · Scheiben |
| Räder | Reifenzustand und Profil · Felgen · Reserverad oder Pannenset |
| Beleuchtung | Scheinwerfer · Blinker · Bremslicht · Begrenzungs- und Seitenmarkierungsleuchten |
| Laderaum | Boden · Seitenwände · Trennwand · Zurrpunkte · Innenbeleuchtung · Sauberkeit |
| Türen | Hecktüren · Schiebetür · Scharniere und Feststeller · Schlösser |
| Aufbau | Plane und Spriegel oder Koffer · Verschlüsse · Bordwände (bei Pritsche) |
| Ladebordwand | Funktion heben/senken · Plattform · Abrollsicherung · Bedienteil · Warnmarkierung |
| Unterboden | Unterfahrschutz · Trittstufen · Anhängerkupplung |
| Fahrerhaus | Sitze · Armaturen · Warnleuchten im Kombiinstrument · Sauberkeit |
| Zubehör | Zurrgurte (Anzahl) · Antirutschmatten · Sackkarre · Decken · Warndreieck · Warnweste · Verbandkasten |
| Dokumente | Zulassungsbescheinigung Teil I · Bedienungsanleitung Ladebordwand · Schlüssel (Anzahl) |
Bekannte Vorschäden gehören konkret hinein: „Delle 5 cm, Hecktür rechts unten, Foto 7" statt „diverse Gebrauchsspuren". Allgemeine Formulierungen werden im Streit zugunsten des Mieters ausgelegt.
4. Fotos: mindestens zehn, in fester Reihenfolge
Eine feste Reihenfolge verhindert, dass etwas vergessen wird, und macht Ausgabe und Rückgabe vergleichbar:
1. Front, 2. linke Seite, 3. Heck geschlossen, 4. rechte Seite,
5. Dachkante vorn (vom Trittbrett oder mit ausgestrecktem Arm), 6. Dachkante hinten,
7. Laderaum von hinten, 8. Laderaumboden, 9. Kombiinstrument mit Kilometer- und Tankanzeige, 10. Ladebordwand oder Anhängerkupplung,
dazu ein Detailfoto je Vorschaden.
Jedes Foto braucht Datum und Uhrzeit. Bei Lkw mit Kofferaufbau kommen die oberen Ecken des Koffers hinzu — dort entstehen die Schäden, die bei der Rückgabe niemand sieht und bei der nächsten Ausgabe niemand gewesen sein will.
5. Einweisung dokumentieren
Bei Transportern und Lkw gehört zur Übergabe eine kurze Einweisung, und das Protokoll sollte festhalten, dass sie stattgefunden hat:
- Fahrzeughöhe genannt und im Fahrerhaus sichtbar angebracht,
- Nutzlast genannt, Hinweis auf Überladung und deren Folgen,
- Bedienung der Ladebordwand gezeigt, maximale Traglast genannt,
- Hinweise zur Ladungssicherung — die Grundlagen beschreibt Ladungssicherung am Anhänger, sie gelten sinngemäß auch für den Laderaum,
- Kraftstoffart und AdBlue.
Ein Satz mit Ankreuzfeld („Einweisung in Höhe, Nutzlast und Ladebordwand erhalten") und die Unterschrift des Fahrers genügen. Ohne diesen Nachweis wird aus einem Dachschaden schnell die Frage, ob Sie den Mieter überhaupt informiert haben.
6. Rückgabe: Abgleich statt Neuaufnahme
Bei der Rückgabe wird nicht neu protokolliert, sondern verglichen: dieselben Zeilen, dieselben Fotos, dieselbe Reihenfolge. Das Ergebnis ist eine Liste der Unterschiede — Kilometer, Kraftstoff, neue Schäden, fehlendes Zubehör — und diese Liste ist die Grundlage für Nachberechnung und Kautionsabrechnung. Wie Sie dabei zwischen normaler Abnutzung und Schaden unterscheiden und wie die Abwicklung mit dem Mieter läuft, beschreibt Schaden am Mietfahrzeug.
Kontrollieren Sie das Dach bei jeder Rückgabe. Eine kleine Trittleiter am Rückgabeplatz kostet wenig und spart die eine Diskussion im Jahr, die sonst niemand mehr klären kann.
Wobei Flotello hilft
In Flotello ist das Übergabeprotokoll ein geführter Ablauf auf dem Telefon: Pflichtfotos mit Zeitstempel in fester Reihenfolge, Kilometer- und Kraftstoffstand, eine Zubehör-Checkliste je Fahrzeug — für den Transporter also Zurrgurte, Sackkarre und Decken einzeln abgehakt — und die Unterschrift beider Seiten auf dem Display. Bei der Rückgabe zeigt das System die Unterschiede zur Ausgabe an. Wie das im Einzelnen funktioniert, steht in der Hilfe zu Übergabeprotokollen; ausprobieren lässt es sich nach der Registrierung sieben Tage kostenlos.
Was Flotello konkret für Ihre Art von Vermietung leistet, sehen Sie hier: Software für die Autovermietung; außerdem Software für die Anhängervermietung, Software für die Baumaschinenvermietung und Software für die Wohnmobilvermietung.