Der Gerüstbauer, der jeden Montag einen Anhänger holt, der Installateur, der alle zwei Wochen einen Transporter braucht, die Werkstatt, die ihre Kunden für den Ersatzwagen zu Ihnen schickt — das sind die Kunden, für die sich eine Vermietung lohnt. Sie zahlen, bringen ordentlich zurück und müssen nicht überzeugt werden. Solange Sie sie nicht mit demselben Papierkram belasten wie den Privatkunden, der zum ersten Mal kommt.
1. Rahmenvertrag und Einzelabruf
Das Prinzip: Ein Vertrag legt die Regeln fest, jede einzelne Miete verweist nur noch darauf.
| Dokument | Inhalt | Wie oft |
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| Rahmenvertrag | Parteien, Preise oder Rabatt, Kaution, Haftung, Fahrer, Zahlung, Laufzeit und Kündigung | einmal; Überprüfung jährlich oder bei Preisänderung |
|---|---|---|
| Einzelabruf (Einzelmietvertrag) | Fahrzeug, Zeitraum, Preis nach Rahmenvertrag, Verweis auf den Rahmenvertrag | bei jeder Miete |
| Übergabeprotokoll | Zustand, Fotos, Kilometer- oder Betriebsstundenstand, Zubehör, Unterschriften | bei Übergabe und Rückgabe jeder Miete |
Der Einzelabruf darf einseitig oder rein elektronisch sein — eine Buchung mit Bestätigung per E-Mail. Entscheidend ist, dass erkennbar bleibt, zu welchem Rahmenvertrag er gehört und wer das Fahrzeug für die Firma übernommen hat.
2. Was in den Rahmenvertrag gehört
- Vertragsparteien: Firma mit Rechtsform, Anschrift, Vertretungsberechtigtem, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Prüfen Sie die Angaben im Handelsregister, die USt-IdNr. ausländischer Kunden im VIES-System.
- Wer bestellen und abholen darf: namentlich oder nach Funktion. Sonst fährt jeder vom Hof, der den Firmennamen nennt.
- Berechtigte Fahrer: Liste oder Regel — „Beschäftigte mit gültiger Fahrerlaubnis, für die der Kunde einsteht". Wie Sie Führerscheine prüfen, bleibt Ihre Aufgabe; der Rahmenvertrag kann den Kunden zur Mitwirkung verpflichten.
- Preise: eigene Preisliste oder prozentualer Nachlass auf die jeweils gültige Liste. Der Nachlass ist praktischer — bei einer Preiserhöhung müssen Sie den Vertrag nicht anfassen.
- Kaution oder Sicherheit: Form und Höhe (siehe Abschnitt 4).
- Haftung und Selbstbeteiligung: Betrag je Schadensfall, Meldefrist, Vorgehen bei Unfall und Diebstahl.
- Zahlungsbedingungen: Zahlungsziel, Verzugsfolgen, Recht, bei offenen Rechnungen weitere Abrufe abzulehnen.
- Bußgelder und Maut: wer sie trägt und wie Sie sie weiterbelasten.
- Laufzeit und Kündigung: unbefristet mit Kündigungsfrist ist für beide Seiten am einfachsten.
Die Grundlagen des einzelnen Mietvertrags, auf denen der Rahmenvertrag aufbaut, beschreibt Mietvertrag für Anhänger. Lassen Sie den Rahmenvertrag einmal anwaltlich prüfen — anders als einen Einzelvertrag verwenden Sie ihn jahrelang.
3. AGB zwischen Unternehmern: mehr Spielraum, keine Narrenfreiheit
Im Geschäft mit Unternehmern gelten nicht alle Schutzvorschriften, die Verbraucher genießen. Zwei Punkte bleiben trotzdem wichtig:
- Einbeziehung: Ihre AGB müssen Vertragsbestandteil werden. Am saubersten ist es, sie dem Rahmenvertrag als Anlage beizufügen und im Einzelabruf auf beide zu verweisen. Schickt der Kunde eigene Einkaufsbedingungen, klären Sie vor der ersten Miete, welche gelten.
- Inhaltskontrolle: Auch zwischen Unternehmern können Klauseln unwirksam sein, wenn sie den Vertragspartner unangemessen benachteiligen — pauschale Haftung ohne Verschulden oder überhöhte Pauschalen sind typische Kandidaten.
Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung; die konkrete Formulierung gehört in fachkundige Hände.
4. Kaution bei Firmenkunden
Eine Kartenblockierung bei jeder Miete passt schlecht zum Firmenalltag: Die Karte gehört dem Geschäftsführer, abgeholt wird vom Monteur, und die Buchhaltung sucht später, was belastet und was freigegeben wurde. Möglichkeiten:
- Sicherheit für die gesamte Geschäftsbeziehung — einmalig hinterlegter Betrag, der alle Mieten abdeckt und bei Vertragsende zurückfließt.
- Kaution je Miete per Überweisung — funktioniert bei längeren Mieten und pünktlichen Zahlern.
- Ohne Kaution, mit Selbstbeteiligung und Zahlungsziel — nur bei Kunden mit Historie; das Risiko tragen Sie.
Wozu die Kaution dient und wie Sie ihre Höhe festlegen, beschreibt Kaution in der Fahrzeugvermietung.
5. Preise und Abrechnung
Firmenkunden erwarten bessere Konditionen. Sie bekommen sie — nach einer Regel, nicht nach Tagesform am Telefon.
| Modell | Funktionsweise | Geeignet für |
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| Fester Nachlass auf die Preisliste | ein Prozentsatz auf alles | Stammkunden mit unregelmäßigem Bedarf |
|---|---|---|
| Staffel nach Mietdauer | längere Miete, niedrigerer Tagespreis | Baustellen, Saisonarbeit |
| Mengenstaffel | Nachlass steigt mit den Miettagen pro Jahr | Großkunden, jährliche Auswertung |
| Monatspauschale | fester Preis für ein reserviertes Fahrzeug | Dauereinsatz, siehe Langzeitmiete anbieten |
Preise gegenüber Unternehmern nennen Sie üblicherweise netto mit dem klaren Hinweis „zzgl. USt." — gegenüber Verbrauchern dagegen immer als Endpreis.
Bei der Abrechnung haben Sie zwei Wege:
- Rechnung je Miete — am einfachsten: Jede Rechnung gehört zu genau einem Abruf und einem Protokoll.
- Sammelrechnung pro Monat — weniger Belege, aber mit Aufstellung der einzelnen Mieten und korrektem Leistungszeitraum.
In beiden Fällen gelten die Pflichtangaben und eine lückenlose Nummernfolge; im B2B-Geschäft kommt die schrittweise eingeführte E-Rechnung hinzu. Einzelheiten stehen in Rechnung in der Vermietung; den aktuellen Stand der Fristen stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.
6. Verbraucher und Firmenkunde im Vergleich
| Thema | Verbraucher | Firmenkunde |
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| Preisangabe | Endpreis inklusive USt. | üblicherweise netto zzgl. USt. |
|---|---|---|
| AGB | strenge Inhaltskontrolle | mehr Spielraum, aber nicht unbegrenzt |
| Storno und Widerruf | Verbraucherschutzregeln beachten | nach Vereinbarung |
| Kaution | meist per Karte | Sicherheit oder Überweisung |
| Rechnung | auf Wunsch | immer, mit vollständigen Firmendaten |
Eines gilt für beide gleich: das Protokoll bei Übergabe und Rückgabe. Gerade bei Stammkunden wird es am häufigsten ausgelassen („der Herr Müller bringt das schon ordentlich zurück") — und dann streiten Sie über den Schaden mit der Buchhaltung statt mit dem Fahrer.
Wobei Flotello hilft
In Flotello ist die Firma ein Kunde mit Anschrift, USt-IdNr. und vertretungsberechtigter Person; die USt-IdNr. lässt sich gegen VIES prüfen. Jede Miete ist eine Reservierung mit eigenem Vertrag aus Ihrer Vorlage, einem Übergabeprotokoll mit Fotos und Unterschriften und einer Rechnung zur Reservierung in Ihrem Nummernkreis. Längere Mieten werden über den Rabatt nach Mietdauer am Fahrzeug automatisch günstiger. Wie Sie Rechnungen ausstellen, beschreibt die Hilfe zu Rechnungen und USt.; die Tarife stehen auf der Preisseite, und testen können Sie nach der Registrierung sieben Tage kostenlos.
Was Flotello konkret für Ihre Art von Vermietung leistet, sehen Sie hier: Software für die Baumaschinenvermietung; außerdem Software für die Anhängervermietung, Software für die Autovermietung und Software für die Wohnmobilvermietung.