1. Vertrag oder AGB: die richtige Aufteilung
Zwei Ebenen ersparen Ihnen viel Arbeit.
- Der Mietvertrag enthält, was sich bei jeder Vermietung ändert: Parteien, Fahrzeug, Zeitraum, Preis, Kautionshöhe, besondere Vereinbarungen.
- Die AGB enthalten, was immer gleich ist: Haftung, Selbstbeteiligung, Storno, Verzug, Nutzungsbeschränkungen, Datenschutzhinweise.
Wichtig ist, dass die AGB wirksam einbezogen werden: Der Mieter muss sie vor Vertragsschluss zur Kenntnis nehmen können und ihre Geltung bestätigen. Ein Verweis auf eine Website reicht bei Vor-Ort-Geschäften häufig nicht; drucken Sie sie mit aus oder lassen Sie sie im digitalen Vertrag mit abzeichnen. Überraschende oder unangemessen benachteiligende Klauseln in vorformulierten Bedingungen sind unwirksam — je maßvoller Sie formulieren, desto belastbarer ist Ihr Vertragswerk.
2. Die Parteien
Der Mietvertrag muss die Vertragspartner eindeutig identifizieren, sonst wissen Sie im Ernstfall nicht, wen Sie mahnen.
Bei Privatpersonen: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Ausweisnummer sowie bei Fahrzeugen mit Fahrerlaubnispflicht die Führerscheindaten. Sichten Sie die Dokumente im Original. Vermerken Sie den Abgleich im Vertrag, statt Kopien anzulegen — was datenschutzrechtlich zulässig ist, behandelt DSGVO in der Vermietung.
Bei Firmenkunden: Firma, Rechtsform, Anschrift, Handelsregisternummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie die handelnde Person. Wer für eine GmbH unterschreibt, sollte auch vertretungsberechtigt sein; im Zweifel hilft ein Blick ins Handelsregister.
3. Fahrzeug und Zustand
Beschreiben Sie das Fahrzeug so genau, dass es unverwechselbar ist: Art, Hersteller, Typ, Kennzeichen, Fahrgestellnummer, zulässige Gesamtmasse, Nutzlast und mitgegebenes Zubehör wie Plane, Netz, Spanngurte, Stützrad oder Ladeschienen.
Der Zustand selbst gehört nicht in den Vertragstext, sondern in das Übergabeprotokoll. Der Vertrag verweist nur darauf und hält fest, dass das Protokoll Vertragsbestandteil ist. Warum das so wichtig ist, zeigt Übergabeprotokoll für Mietfahrzeuge.
4. Mietzeit und Rückgabe
Datum und Uhrzeit für Beginn und Ende, dazu Ort der Rückgabe. Drei Punkte, die Muster gern auslassen:
- Verspätete Rückgabe. Legen Sie eine Karenzzeit fest, danach eine nachvollziehbare Pauschale je angefangener Stunde oder je angefangenem Tag. Die Pauschale muss sich am tatsächlichen Schaden orientieren, nicht als Strafe wirken.
- Rückgabe außerhalb der Öffnungszeiten. Entweder ausdrücklich erlaubt mit Schlüsselkasten und Foto-Nachweis, oder ausdrücklich ausgeschlossen. Alles dazwischen produziert Streit über den Zeitpunkt.
- Zustand bei Rückgabe. Sauber, entladen, vollgetankt beziehungsweise mit gleichem Füllstand. Nennen Sie die Kosten für Reinigung und Kraftstoff im Voraus.
5. Preis und Zahlung
Nennen Sie den Mietpreis, die Berechnungsgrundlage und alle Nebenkosten. Bei Privatkunden gehören Endpreise inklusive Umsatzsteuer in den Vertrag; bei Firmenkunden ist der Nettoausweis üblich. Zu regeln sind außerdem:
- Zahlungszeitpunkt und Zahlungsweg,
- Anzahlung oder Vorauszahlung, falls Sie damit arbeiten,
- Zusatzleistungen wie Anlieferung, Zubehör oder Reinigung,
- Kilometerlimit und Preis je Mehrkilometer, sofern es um motorisierte Fahrzeuge geht,
- Verzugsfolgen bei ausbleibender Zahlung.
Wie Sie die Sätze selbst aufbauen, steht in Mietpreise kalkulieren.
6. Kaution
Die Kaution braucht drei Angaben: Höhe, Form und Rückgabefrist. Formulieren Sie außerdem, wofür sie verwendet werden darf — Schäden, fehlendes Zubehör, Reinigung, Kraftstoff, offene Mietforderungen, Bußgelder aus der Mietzeit.
Zwei Fehler kosten regelmäßig Kunden: die Höhe erst am Tresen zu nennen und die Rückzahlung ohne Frist zu lassen. Beides gehört in die Preisliste beziehungsweise in den Vertrag. Die praktische Abwicklung behandelt Kaution in der Fahrzeugvermietung.
7. Haftung und Schäden
Der wichtigste und heikelste Abschnitt. Halten Sie fest:
- wofür der Mieter während der Mietzeit einsteht,
- ob und in welcher Höhe eine Selbstbeteiligung gilt,
- in welchen Fällen die Haftungsbegrenzung entfällt, etwa bei grober Fahrlässigkeit, Alkohol am Steuer, Überladung oder Weitergabe an nicht eingetragene Fahrer,
- wie der Mieter einen Schaden zu melden hat, mit Frist und Kontaktweg,
- Pflicht zur Polizeimeldung bei Unfällen mit Dritten oder bei Diebstahl.
Formulieren Sie hier grundsätzlich statt maximal. Klauseln, die dem Mieter jedes Risiko ohne Rücksicht auf Verschulden aufbürden, halten in vorformulierten Bedingungen oft nicht stand — und eine unwirksame Klausel schützt Sie gar nicht. Das Vorgehen im Schadensfall beschreibt Schaden am Mietfahrzeug.
8. Nutzungsbeschränkungen
Schreiben Sie ausdrücklich hinein, was nicht erlaubt ist. Typisch sind:
- Weitervermietung oder Überlassung an nicht im Vertrag genannte Personen,
- Fahrten ins Ausland oder außerhalb eines definierten Gebiets,
- Transport von Gefahrgut, Tieren oder lebenden Personen auf der Ladefläche,
- Überschreitung der zulässigen Gesamtmasse oder der Stützlast,
- gewerbliche Nutzung, wenn der Vertrag für Privatnutzung geschlossen wurde,
- technische Veränderungen am Fahrzeug.
Ergänzen Sie jeweils die Folge: Bei Verstoß entfällt die vereinbarte Haftungsbegrenzung. Sonst bleibt das Verbot folgenlos.
9. Der Vergleich: Muster gegenüber Vermietervertrag
| Punkt | Typisches Gratismuster | Was der Betrieb braucht |
|---|---|---|
| Parteien und Fahrzeug | vorhanden | zusätzlich Zubehörliste und Dokumentenabgleich |
| Mietzeit | vorhanden | plus Karenzzeit und Verzugspauschale |
| Preis | vorhanden | plus Nebenkosten, Kilometer, Reinigung |
| Kaution | selten | Höhe, Verwendung, Rückgabefrist |
| Haftung | pauschal | Selbstbeteiligung und klare Ausschlussgründe |
| Schadensmeldung | fehlt | Frist, Kontaktweg, Polizeipflicht |
| Rückgabe | knapp | Ort, Zustand, Rückgabe außerhalb der Öffnungszeit |
| Protokoll | fehlt | ausdrücklich Vertragsbestandteil |
10. Unterschrift und Aufbewahrung
Beide Parteien unterschreiben vor der Übergabe, nicht danach. Der Mieter bekommt eine Ausfertigung, digital oder auf Papier. Die unterschriebene Fassung darf nachträglich nicht mehr veränderbar sein — sonst hat sie als Nachweis wenig Gewicht.
Wie lange Sie Verträge aufbewahren, richtet sich nach den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen; personenbezogene Daten dürfen darüber hinaus nicht ohne Grund vorgehalten werden. Legen Sie eine Löschregel fest und halten Sie sich daran.
Womit Flotello dabei hilft
In Flotello hinterlegen Sie eine Vertragsvorlage mit Platzhaltern, die sich aus Buchung, Fahrzeug und Kunde füllen. Beide Seiten unterschreiben auf dem Display, das fertige PDF wird als unveränderbarer Stand gespeichert und hängt an der Buchung — zusammen mit Protokoll, Kaution und Zahlungen. Wie Vorlagen aufgebaut werden, zeigt Verträge; den ganzen Ablauf können Sie 7 Tage kostenlos testen.