Předávací protokol: dokument, který rozhoduje každý spor o poškození

Co předávací protokol vlastně je

Předávací protokol je zápis o stavu vozidla v okamžiku předání, který podepíšou obě strany. Píše se dvakrát:

• při výdeji (handover) — jak vozidlo vypadá, když ho zákazník přebírá,
• při vrácení (return) — jak vypadá, když ho vrací.

Hodnotu má teprve dvojice. Jeden protokol sám o sobě nedokazuje nic; smysl dává rozdíl mezi nimi.

Co v něm musí být

Identifikace. Vozidlo (název, SPZ, VIN u dražší techniky), zákazník, číslo rezervace nebo smlouvy, datum a čas předání a jméno obsluhy, která předání provedla.

Stav vozidla popsaný slovy. Existující poškození vyjmenujte konkrétně a s umístěním: „škrábanec 10 cm na levém boku korby", ne „drobné oděrky". Obecná formulace se u sporu vykládá ve prospěch zákazníka.

Fotodokumentace. Zásadní část. Minimum je šest snímků — všechny čtyři strany vozidla, interiér nebo ložná plocha a detail každého už existujícího poškození. U aut přidejte fotku stavu tachometru a palivoměru. Každá fotka musí nést datum a čas pořízení; fotka bez časového razítka je u sporu skoro k ničemu, protože nedokládá, kdy vznikla.

Stav měřidel. U aut kilometry a palivo, u strojů motohodiny. Tady se hlídají i sjednané limity kilometrů a případný doplatek za nájezd navíc.

Checklist příslušenství. Rezerva, klíč na kola, upínací popruhy, kabel, plachta, hever, dálniční známka. Sepsaný seznam s odškrtnutím při výdeji i vrácení uzavírá druhou nejčastější kategorii sporů — chybějící vybavení.

Podpisy obou stran. Bez podpisu zákazníka je protokol jen vaše tvrzení.

Vratkový protokol: kde vzniká hodnota

Při vrácení nepište protokol znovu od nuly. Vezměte výdejní protokol a projděte ho položku po položce — co se změnilo, co chybí, kolik ukazuje tachometr. Výstupem je seznam rozdílů, a ten je podkladem pro:

• stržení části kauce za poškození,
• doúčtování chybějícího vybavení,
• doplatek za kilometry nad limit,
• poplatek za vrácení v jiném stavu čistoty nebo s prázdnou nádrží.

Rozdíl doložený dvěma sadami fotek z téhož místa je argument, který se špatně zpochybňuje. Jak z něj vypočítat srážku a jak ji vypořádat, rozebírá článek Kauce v půjčovně; co dělat, když je škoda větší než kauce, popisuje Poškozené vozidlo po vrácení.

Pět chyb, které protokol znehodnotí

• Protokol vyplněný „potom". Sepsaný večer po zavíračce z hlavy je nepoužitelný. Musí vzniknout na místě, u vozidla, za přítomnosti zákazníka.
• Fotky v telefonu obsluhy. Když zaměstnanec odejde nebo si přeinstaluje telefon, důkazy odejdou s ním. Fotky patří k rezervaci, ne do galerie.
• Předvyplněný formulář se čtyřmi křížky. Obecné odškrtnutí „vozidlo bez závad" nikoho neusvědčí.
• Chybějící podpis při vrácení. Zákazník musí odsouhlasit i stav při vrácení, jinak popře i nález, který jste zdokumentovali.
• Protokol bez vazby na smlouvu. Papír, který se nedá spárovat s konkrétní zápůjčkou a datem, u sporu neobstojí.

Kolik fotek je dost

Kolik to zabere času

Poctivé předání trvá s papírem a fotoaparátem osm až deset minut. S telefonem a připraveným postupem tři až čtyři: obsluha projde vozidlo, fotí přímo do protokolu, odškrtne příslušenství, zákazník podepíše prstem na displeji a kopie mu odejde e-mailem dřív, než odjede z areálu.

Ten rozdíl je důvod, proč se protokoly v půjčovnách odbývají — ne lenost, ale to, že papírová verze zdržuje v nejnevhodnější chvíli, kdy zákazník už sedí v autě.

Kde vám s tím pomůže Flotello

Ve Flotellu je protokol součástí zápůjčky, ne cvičením navíc. Minimální počet fotek si nastavíte sami a systém výdej bez nich nepustí dál, fotky nesou časové razítko a ukládají se k rezervaci, checklist příslušenství se bere z karty vozidla a vratkový protokol ukáže rozdíly proti výdeji vedle sebe. Podepisuje se prstem na displeji telefonu a hotové PDF odejde zákazníkovi e-mailem.

Detaily popisuje návod Protokoly v nápovědě, celý systém si můžete 7 dní zdarma vyzkoušet.