K čemu kauce slouží (a k čemu ne)
Kauce je vratná jistota pro případ, že vozidlo přijde zpět v jiném stavu, než odešlo, nebo nepřijde vůbec. Není to záloha na nájemné a není to váš výnos — dokud z ní něco neoprávněně nestrhnete, jsou to cizí peníze, které jen držíte.
Z toho plyne i praktický důsledek: kauce se nedaní, dokud ji nestrhnete. Až v okamžiku, kdy si část ponecháte jako náhradu škody nebo jako úhradu doplatku, řešíte, jestli a jak ji zdanit. Souvislosti popisuje článek DPH a fakturace v půjčovně; konkrétní posouzení si nechte potvrdit od účetní, protože náhrada škody a úhrada služby se posuzují různě.
Jak vysokou kauci nastavit
Použitelné vodítko je spoluúčast plus nejčastější škoda. U kauce nejde o to pokrýt celou hodnotu vozidla — takovou kauci nikdo nesloží — ale o to pokrýt to, co se reálně stává.
| Typ vozidla | Obvyklá kauce | Čím je daná |
|---|---|---|
| Nebrzděný vozík do 750 kg | 2 000–5 000 Kč | plachta, světla, drobné promáčknutí |
| Sklápěč, velkoobjemový přívěs | 5 000–10 000 Kč | hydraulika, korba, pneumatiky |
| Přepravník vozidel | 10 000–20 000 Kč | najížděcí rampy, naviják |
| Osobní auto nebo dodávka | 5 000–20 000 Kč | spoluúčast havarijního pojištění |
| Obytný vůz | 20 000–50 000 Kč | vybavení interiéru, markýza, spoluúčast |
| Stavební stroj | dle stroje | poškození při nesprávné obsluze |
Částky jsou orientační — vycházejí z běžné praxe půjčoven v ČR a je potřeba je poměřit s vaší pojistnou spoluúčastí.
Kauci nastavujte per vozidlo, ne plošně za celou půjčovnu. Jednotná částka je buď příliš nízká u drahé techniky, nebo zbytečně odrazuje u vozíku za dvacet tisíc.
Kdy kauci vybrat
Ne při rezervaci — při převzetí vozidla. Vybírat jistotu za vozidlo, které zákazník ještě nemá, je zbytečně nepříjemné a u online rezervací to snižuje počet dokončených objednávek. Nájemné se běžně platí předem, kauce až na místě, když se vozidlo předává.
Formu si zvolte podle provozu:
- Karta je nejčistší: částka se strhne a při vrácení se refunduje zpět na stejnou kartu, všechno je dohledatelné.
- Hotovost je rychlá, ale musíte mít pořádek v pokladně a vydávat příjmový doklad.
- Převodem funguje jen u firemních zákazníků a delších zápůjček — u jednodenní zápůjčky peníze nedorazí včas.
Pozor na jednu věc: blokace částky na kartě má u většiny bank omezenou platnost (typicky sedm dní). U delší zápůjčky vyprší dřív, než se vozidlo vrátí, a vy zůstanete bez krytí. Proto se u pronájmů dává přednost skutečnému stržení a následné refundaci.
Co z kauce smíte strhnout
Jen to, co doložíte a co máte předem popsané v podmínkách:
- poškození nad rámec běžného opotřebení — doložené předávacím a vratkovým protokolem,
- chybějící příslušenství z checklistu,
- doplatek za kilometry nad sjednaný limit,
- smluvní poplatky, které si zákazník předem odsouhlasil — pozdní vrácení, vrácení nevyčištěného vozidla, chybějící palivo.
Běžné opotřebení strhnout nesmíte. Ojeté pneumatiky ani setřená barva na oku oje nejsou škoda způsobená zákazníkem, ale náklad vašeho podnikání.
Každou srážku doložte. Fotka z výdeje, fotka z vrácení, částka a stručný důvod. Zákazník, který dostane tři věty a dvě fotky, zaplatí; zákazník, kterému přijde o pět tisíc míň bez vysvětlení, píše recenzi a stížnost. Jak protokoly vést, aby srážka obstála, popisuje článek Předávací protokol.
Kdy kauci vrátit
Nejlépe hned při vrácení vozidla, pokud je všechno v pořádku. Každý den zdržení je den, kdy o vás zákazník přemýšlí hůř.
Když je potřeba škodu vyčíslit, řekněte to na místě a dejte lhůtu: „do pěti pracovních dnů vám pošlu vyčíslení a zbytek kauce vrátím". Lhůtu si napište do obchodních podmínek a dodržujte ji — u kartové platby navíc vrácení peněz pár dní trvá na straně banky, což je dobré zákazníkovi předem říct, aby to nebral jako zdržování z vaší strany.
Tři pravidla, která vám ušetří dohady
- Výše kauce patří do ceníku, ne do překvapení u přepážky.
- Srážka bez důkazu neexistuje. Když ji nedoložíte fotkou, raději ji neúčtujte.
- Vypořádání vždy písemně. Kolik se vrací, kolik se strhává a proč — i kdyby to byla jen jedna věta v e-mailu.
Kde vám s tím pomůže Flotello
Ve Flotellu má každé vozidlo vlastní výši kauce, která se sama předvyplní při výdeji. Kauce se přijímá kartou, hotově i převodem v jedné evidenci, po podpisu vratky se vrací jedním tlačítkem — celá, nebo její část, s poznámkou proč. Vypořádání se zapisuje do historie rezervace a zákazníkovi odchází e-mailem.
Postup krok za krokem má návod Kauce a platby, celý systém si můžete 7 dní zdarma vyzkoušet.