Weryfikacja kierowcy w wypożyczalni samochodów

Trzy pytania przy wydaniu

Cała procedura sprowadza się do trzech rzeczy, które trzeba ustalić, zanim kluczyki zmienią właściciela:

• Czy to ta osoba? Dane z rezerwacji muszą zgadzać się z dokumentem tożsamości i z osobą, która stoi przed Państwem.
• Czy ma ważne uprawnienia? Prawo jazdy właściwej kategorii, nieprzeterminowane, na te dane.
• Czy odpowiada za pojazd? Podpisana umowa, znane zasady, pobrana kaucja.

Wszystko inne — limity wieku, dodatkowi kierowcy, wyjazdy zagraniczne — jest rozwinięciem tych trzech punktów.

Dokumenty: okazać, spisać, nie kopiować

Do zawarcia umowy potrzebują Państwo danych, a nie skanów. Praktyczne minimum:

Robienie kserokopii lub zdjęcia dowodu osobistego bywa traktowane jako nadmiarowe przetwarzanie danych i budzi uzasadnione zastrzeżenia. Bezpieczniejsza praktyka to okazanie dokumentu i spisanie z niego wyłącznie danych potrzebnych do umowy. Szerzej o granicach zbierania danych klienta pisze RODO w wypożyczalni.

Warto też pamiętać, że w Polsce prawo jazdy funkcjonuje również w wersji mobilnej w aplikacji państwowej. Okazanie go w tej formie jest w porządku — dane spisuje się tak samo. Publicznej wyszukiwarki, która pozwoliłaby wypożyczalni sprawdzić cudze uprawnienia online, nie ma, więc podstawą pozostaje sam dokument i rzetelność procedury.

Wiek, staż i klasa pojazdu

Limity wieku i stażu nie wynikają z przepisów o ruchu drogowym, tylko z Państwa polityki ryzyka i warunków ubezpieczenia. Muszą więc być zapisane w regulaminie i widoczne przed rezerwacją, a nie ogłaszane przy ladzie.

Typowe ustawienie rynkowe:

Można też stosować dopłatę dla młodego kierowcy zamiast twardej odmowy — to rozwiązanie częste i uczciwsze wobec klienta, o ile kwota jest podana z góry.

Dodatkowi kierowcy

Najczęstszy błąd w małych wypożyczalniach: umowę podpisuje jedna osoba, a jedzie druga. Przy szkodzie robi się z tego poważny problem — zarówno wobec ubezpieczyciela, jak i przy dochodzeniu roszczeń.

Zasada: każdy, kto będzie prowadził pojazd, musi być wpisany do umowy i zweryfikowany tak samo jak najemca. Dane dodatkowego kierowcy spisuje się z dokumentów przy wydaniu, a nie przyjmuje telefonicznie. Jeśli stosują Państwo opłatę za dodatkowego kierowcę, musi być w cenniku.

Osobno warto uregulować sytuację, w której samochód wynajmuje firma, a jeździ pracownik — wtedy najemcą jest firma, ale osoba kierująca i tak musi być wskazana.

Kierowcy zagraniczni

Klient z zagranicy to nie powód do odmowy, ale kilka rzeczy trzeba sprawdzić:

• prawo jazdy wydane w państwie członkowskim UE jest w Polsce honorowane bez dodatkowych formalności,
• prawo jazdy spoza UE może wymagać międzynarodowego prawa jazdy lub tłumaczenia, zależnie od kraju wydania i konwencji, do której należy,
• dokument tożsamości: paszport zamiast dowodu,
• zakres terytorialny ubezpieczenia i planowana trasa, zwłaszcza przy wyjazdach poza UE,
• sposób płatności i kaucji — karta wydana za granicą bywa problematyczna przy blokadzie środków.

Wymagania wobec dokumentów zagranicznych bywają aktualizowane, więc warto raz na jakiś czas zweryfikować własną procedurę zamiast opierać się na notatce sprzed kilku lat.

Sygnały ostrzegawcze

Doświadczone wypożyczalnie odmawiają wydania rzadko, ale konsekwentnie. Sytuacje, które uzasadniają dodatkową ostrożność:

• pośpiech i presja przy podpisywaniu umowy, niechęć do czytania warunków,
• odbiór auta „dla kolegi", brak osoby wskazanej w rezerwacji,
• nazwisko na karcie płatniczej inne niż na umowie,
• brak zgody na kaucję lub próba zapłaty w niestandardowy sposób,
• rezerwacja droższego auta na jeden dzień, bez konkretnego celu,
• świeżo wydane prawo jazdy przy pojeździe wysokiej klasy.

Żaden z tych punktów sam w sobie nie przesądza o niczym. Trzy naraz są dobrym powodem, żeby poprosić o dodatkowy dokument albo grzecznie odmówić — prawo do odmowy zawarcia umowy warto mieć wprost zapisane w regulaminie.

Co robić, gdy mimo wszystko auto nie wróci w terminie, opisuje Klient nie zwrócił sprzętu.

Wewnętrzna lista klientów problematycznych

Prowadzenie własnego rejestru klientów, którym Państwo nie chcą ponownie wynająć pojazdu, jest możliwe, ale nie jest dowolne. Warunki, które trzeba spełnić:

• konkretna, udokumentowana podstawa wpisu (niezwrócenie pojazdu, niezapłacona szkoda, agresywne zachowanie), a nie ogólne wrażenie,
• minimalny zakres danych — tyle, ile trzeba do rozpoznania osoby,
• informacja dla klienta, że takie przetwarzanie ma miejsce, w klauzuli informacyjnej,
• określony czas przechowywania i realne usuwanie po jego upływie,
• brak udostępniania listy innym firmom bez podstawy prawnej.

Wymiana takich list między wypożyczalniami jest obszarem szczególnie wrażliwym i wymaga ostrożności — przed jakimkolwiek dzieleniem się danymi warto skonsultować rozwiązanie z prawnikiem.

Gdzie pomaga Flotello

We Flotello dane klienta wpisuje się raz i wracają automatycznie do umowy oraz protokołu, więc numer prawa jazdy nie przepisuje się trzy razy z ryzykiem literówki. Wypożyczalnia sama decyduje, które pola są obowiązkowe — a system nie przechowuje skanów dokumentów, bo do umowy najmu wystarczą dane, nie kopie. Notatka wewnętrzna przy kliencie pozwala odnotować problem z poprzedniego wynajmu tam, gdzie obsługa go zobaczy przy kolejnej rezerwacji.

Szczegóły opisuje poradnik Umowy, a cały system można przetestować przez 7 dni za darmo.