Większość nieprzyjemności przy wynajmie nie bierze się ze złej woli wypożyczalni. Bierze się z tego, że przy wydaniu nikt nie spisał stanu sprzętu, a przy zwrocie dwie strony pamiętają go inaczej. Dziesięć minut przy odbiorze to najtańsze ubezpieczenie, jakie klient wypożyczalni ma do dyspozycji — poniżej lista, co dokładnie w tych dziesięciu minutach zrobić.
Odbiór krok po kroku
Krok 1. Dokumenty sprzętu
Przy przyczepach i pojazdach warto poprosić o dowód rejestracyjny i sprawdzić dwie rzeczy: termin kolejnego badania technicznego wpisany przez diagnostę oraz aktualne ubezpieczenie OC. Przyczepa jest osobnym pojazdem i ma własną polisę.
To nie jest przesadna ostrożność. W razie kontroli drogowej albo szkody konsekwencje dotykają w pierwszej kolejności kierującego zestawem, czyli Państwa. Wypożyczalnia, która pokazuje dokumenty bez wahania, zwykle ma porządek również w reszcie.
Przy maszynach warto dodatkowo zapytać o aktualne przeglądy i o to, czy do obsługi wymagane są jakiekolwiek uprawnienia.
Krok 2. Umowa i regulamin
Regulamin czyta się szybciej, niż się wydaje, jeśli szuka się konkretnych czterech rzeczy:
- jak liczona jest doba — od godziny do godziny czy kalendarzowo,
- kaucja: wysokość, forma wpłaty, termin i sposób zwrotu,
- lista dopłat: mycie, brakujące wyposażenie, wydanie lub zwrot poza godzinami pracy, zwrot po terminie,
- godziny otwarcia w dniu zwrotu, łącznie z sobotą i niedzielą.
Zwłaszcza ostatni punkt bywa kosztowny: sprzęt oddany po zamknięciu bywa liczony jako kolejna doba. Jakie kwoty są typowe, zestawia Ile kosztuje wynajem przyczepy.
Przy okazji dokumentów: wypożyczalnia ma prawo spisać Państwa dane z dokumentu tożsamości i sprawdzić prawo jazdy tam, gdzie jest wymagane. Kopiowanie czy fotografowanie dowodu osobistego to jednak praktyka szeroko kwestionowana — można poprosić o przepisanie danych zamiast wykonania skanu.
Krok 3. Obejście sprzętu razem z pracownikiem
Zawsze wspólnie i zawsze w tym samym kierunku. Każde znalezione uszkodzenie proszę nazwać na głos i dopilnować, żeby trafiło do protokołu z opisem miejsca i wielkości: „zarysowanie prawej burty przy zawiasie, około 15 cm". Ogólnik w rodzaju „drobne ślady użytkowania" nie chroni nikogo.
Na co patrzeć przy przyczepie:
- burty, podłoga i poszycie — wgniecenia, pęknięcia, rozdarcia,
- plandeka i stelaż — dziury, przetarcia, komplet gum i linek,
- oświetlenie i wiązka elektryczna z wtyczką,
- opony: bieżnik, widoczne uszkodzenia boczne, koło zapasowe,
- zaczep, koło podporowe, podpory i zabezpieczenie.
Przy samochodzie dochodzą szyby, lusterka, felgi i wnętrze; przy maszynie osprzęt, przewody i osłony.
Krok 4. Wyposażenie z listy
Wyposażenie proszę przeliczyć sztuka po sztuce, a nie przyjąć na słowo. Pasy, plandeka, stelaż, siatka, przejściówka gniazda, klucz do zaczepu, koło zapasowe, klin. Każdy brakujący element wróci przy zwrocie w postaci potrącenia z kaucji, a wtedy dyskusja jest już z góry przegrana.
Krok 5. Liczniki i poziomy
Przy pojazdach silnikowych i maszynach proszę zapisać stan licznika kilometrów lub motogodzin i poziom paliwa. To podstawa rozliczenia limitu przebiegu i dopłaty za paliwo. Warto też zapytać, czy limit kilometrów w ogóle obowiązuje i ile kosztuje kilometr ponad limit.
Krok 6. Własne zdjęcia
Wypożyczalnia robi swoje zdjęcia do protokołu, ale własny komplet nic nie kosztuje i bywa rozstrzygający. Dwie minuty telefonem, przed wyjazdem z placu:
| Ujęcie | Po co |
|---|---|
| Przód z tablicą rejestracyjną | identyfikacja konkretnego sprzętu |
| Oba boki w całości | ogólny stan poszycia |
| Tył z oświetleniem | lampy, tablica, zaczep |
| Powierzchnia ładunkowa lub wnętrze | czystość i stan podłogi |
| Zbliżenie każdego uszkodzenia | dowód, że było wcześniej |
| Licznik i poziom paliwa | punkt wyjścia do rozliczenia |
Zdjęcia z telefonu mają datę i godzinę zapisaną w pliku, więc są wiarygodne, o ile nie zostaną skasowane. Proszę je zachować do momentu zwrotu kaucji.
Krok 7. Protokół i podpis
Podpisywać można dopiero wtedy, gdy w protokole jest wszystko, co Państwo widzieli. Podpis pod dokumentem opisującym sprzęt jako „bez uszkodzeń" oznacza, że wgniecenie z lewej strony jest od tej chwili Państwa.
Trzy rzeczy do zabrania z placu: kopia lub plik z umową, kopia protokołu wydania oraz potwierdzenie wpłaty kaucji. W wypożyczalniach pracujących na systemie wszystko to zwykle przychodzi mailem od razu po podpisaniu.
Szybki test techniczny przed wyjazdem
Zanim wyjadą Państwo na drogę, warto sprawdzić to, co najczęściej zawodzi w wynajmowanych przyczepach:
- oświetlenie po podłączeniu do auta: pozycyjne, stop, kierunkowskazy, światło tablicy,
- pewne zapięcie zaczepu i zabezpieczenie oraz podpięta linka zrywna,
- ciśnienie w oponach i stan bieżnika,
- działanie hamulca najazdowego i hamulca postojowego przy przyczepach hamowanych,
- podniesione koło podporowe i podpory,
- zamknięte i zabezpieczone burty, komplet pasów pod ręką.
Jeśli cokolwiek z tej listy nie działa, proszę zgłosić to od razu. Wydanie sprawnego sprzętu jest obowiązkiem wypożyczalni, ale to kierujący odpowiada za stan zestawu na drodze.
Zanim w ogóle Państwo przyjadą
Trzy rzeczy warto mieć ustalone wcześniej, żeby nie wracać z pustymi rękami:
- uprawnienia — czy dana przyczepa mieści się w Państwa kategorii prawa jazdy, wyjaśnia Prawo jazdy B a przyczepa,
- dopasowanie sprzętu do ładunku — pomaga w tym Jaką przyczepę wypożyczyć,
- forma kaucji — czy wypożyczalnia przyjmuje kartę, gotówkę czy wyłącznie przelew.
Przy zwrocie
Zwrot jest lustrzanym odbiciem odbioru i rządzi się dwiema zasadami. Po pierwsze: sprzęt powinien być oglądany przy Państwu, a nie po odjeździe — uszkodzenie znalezione później zawsze będzie sporne. Po drugie: rozliczenie kaucji warto usłyszeć na miejscu, choćby w formie jednego zdania o tym, ile wraca i kiedy.
Jeśli wypożyczalnia potrąca coś z kaucji, ma obowiązek to wykazać — zdjęciem z wydania, zdjęciem ze zwrotu i kwotą. Standard, którego można oczekiwać, opisuje szczegółowo Protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu. Normalnego zużycia, na przykład startej farby na zaczepie czy przetartej plandeki po sezonach pracy, nie rozlicza się z klientem.
Po czym poznać dobrą wypożyczalnię
Kilka sygnałów widocznych, zanim jeszcze podpiszą Państwo cokolwiek: parametry i zdjęcia sprzętu dostępne przed przyjazdem, jasny cennik z kaucją i dopłatami, protokół wypełniany wspólnie, dokumenty pod ręką i potwierdzenie przesłane mailem. Wypożyczalnie pracujące na systemie takim jak Flotello mają to zwykle poukładane z automatu: protokół ze zdjęciami i podpisem na ekranie telefonu, rozliczenie kaucji zapisane w historii rezerwacji i komplet dokumentów w skrzynce klienta. Jeśli prowadzą Państwo wypożyczalnię i chcą pracować w ten sposób, system można przetestować przez 7 dni za darmo.
Flotello według branży: program do wypożyczalni przyczep, program dla wypożyczalni samochodów, program do wypożyczalni maszyn i program do wypożyczalni kamperów.