Stawka dobowa pokrywa czas, w którym auta nie ma na placu. Nie pokrywa tego, co się z nim w tym czasie dzieje. Samochód, który wraca po weekendzie z 1 400 kilometrami więcej, jest bliżej przeglądu, nowych opon i niższej ceny odsprzedaży. Limit kilometrów pozwala wycenić to uczciwie: kto jeździ mało, nie dopłaca do tego, kto jeździ dużo.
1. Trzy modele i do kogo pasują
| Model | Jak działa | Dla kogo |
|---|
---|---|---
| Limit dzienny | określona liczba km na każdy dzień najmu, sumowana za cały okres | auta osobowe i dostawcze, krótkie najmy |
|---|---|---|
| Limit na najem | stała pula km na cały okres | najem długoterminowy, klienci firmowi |
| Bez limitu | brak ograniczenia, wyższa stawka dobowa | klienci wyjeżdżający na urlop i w długie trasy; mocny argument sprzedażowy |
Większość wypożyczalni łączy pierwszy i trzeci model: cena podstawowa z limitem i dopłata za brak limitu. Klient wybiera sam i nie ma poczucia, że ktoś go ogranicza.
Jedna decyzja jest ważniejsza niż pozostałe: limit sumuje się za cały najem, a nie liczy dzień po dniu. Kto wynajmuje auto na trzy dni z limitem 300 km dziennie, ma do dyspozycji 900 km i nie ma znaczenia, że większość przejedzie jednego dnia. Liczenie dzienne trudno udokumentować, trudno wytłumaczyć, a klienci odbierają je jak pułapkę.
2. Ile kilometrów wliczyć w cenę
Punktem wyjścia jest to, jak klienci faktycznie jeżdżą. Jeśli protokoły zawierają stany licznika, dane już są: średni przebieg na dzień najmu i jego rozkład. Limit warto ustawić tak, żeby mieściła się w nim zdecydowana większość zwykłych najmów — powiedzmy cztery na pięć. Limit, który przekracza połowa klientów, nie jest limitem, tylko ukrytą dopłatą, i tak zostanie odebrany.
Spotykane limity bardzo się różnią w zależności od rynku, klasy pojazdu i lokalizacji; oddział przy lotnisku ma zupełnie inne przebiegi niż wypożyczalnia aut dostawczych do przeprowadzek. Liczby widziane u innych to orientacja, którą trzeba sprawdzić na własnych danych.
3. Stawka za kilometr ponad limit
Stawka powinna pokrywać to, ile kilometr naprawdę kosztuje, plus rozsądną marżę. Do kosztu kilometra należą:
- utrata wartości pojazdu przypadająca na przebieg,
- serwis i obsługa rozłożone na interwały,
- opony,
- przy najmie długoterminowym także część ubezpieczenia, jeśli zależy od rocznego przebiegu.
Paliwo nie wchodzi do stawki, jeśli auto jest wydawane w formule pełny–pełny. Jak z kosztów zbudować cały cennik, pokazuje Cennik wypożyczalni.
Stawkę dla konsumentów podaje się brutto i trzyma się jej w prostej postaci — jedna kwota na kategorię pojazdu. Stawki progowe zależne od przedziałów przebiegu wyglądają sprawiedliwie, ale przy zwrocie nikt nie policzy ich w pamięci, a wtedy znika zaufanie.
4. Co musi znaleźć się w umowie
Dopłata za kilometry jest roszczeniem umownym. Bez zapisu w umowie, którą klient zaakceptował, nie ma czego naliczać, nawet jeśli limit wisi na stronie. W umowie powinny być:
- wysokość limitu i sposób liczenia (łącznie za cały najem),
- stawka za kilometr ponad limit, brutto,
- co się dzieje przy przedłużeniu — limit rośnie proporcjonalnie,
- co się dzieje przy wcześniejszym zwrocie — zwykle limit się nie zmniejsza, ale trzeba to napisać,
- stan licznika przy wydaniu jako wartość początkowa, z odwołaniem do protokołu,
- zapis na wypadek awarii licznika lub podejrzenia ingerencji.
Przy zapisach w umowach z konsumentami warto sprawdzić rejestr klauzul niedozwolonych UOKiK i aktualne przepisy — o tym, jak budować regulamin, pisze Regulamin wypożyczalni, a o samej umowie Umowa najmu przyczepy. Przy rezerwacjach online klient musi widzieć limit i stawkę przed zapłatą, a nie dopiero przy odbiorze.
5. Licznik w protokole: zdjęcie, a nie tylko liczba
Spory o kilometry rzadko dotyczą stawki. Dotyczą stanu początkowego. Dlatego:
1. Przy wydaniu stan licznika wpisuje się do protokołu i fotografuje tak, żeby było widać liczbę i wskaźnik paliwa. Zdjęcie z datą i godziną jest mocniejsze niż odręczna liczba.
2. Klient podpisuje protokół — tym samym potwierdza stan.
3. Przy zwrocie to samo. Różnica minus limit razy stawka to dopłata; obliczenie warto pokazać klientowi na miejscu.
4. Rozliczenie od razu, najlepiej z kaucji, z wystawieniem dokumentu.
Jak prowadzić protokół, żeby obronił się w sporze, opisuje Protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu.
6. Jak rozmawiać z klientem o limicie
Limit szkodzi tylko wtedy, gdy klient o nim nie wiedział. Trzy proste nawyki:
- Powiedzieć o nim na głos przy wydaniu, mimo że jest w umowie. „Ma pan 900 kilometrów na cały okres, każdy kolejny kosztuje tyle i tyle."
- Zapytać, dokąd klient jedzie. Kto wybiera się nad morze, powinien dostać ofertę bez limitu przed wyjazdem, a nie rachunek po powrocie.
- Pokazać obliczenie przy zwrocie. Dwie liczby z protokołu, limit, stawka. Przejrzystość jest tańsza niż reklamacja.
Klient, który wiedział wcześniej, zapłaci dopłatę bez dyskusji. Klient, który o limicie usłyszał dopiero przy zwrocie, napisze opinię.
Gdzie pomaga Flotello
We Flotello limit kilometrów ustawia się dla każdego pojazdu: maksymalny przebieg dzienny i cena za kilometr ponad limit. Stan licznika zapisywany jest w protokole przy wydaniu i przy zwrocie, ze zdjęciem z datą i godziną, a przebieg wylicza się z obu protokołów — obsługa widzi przekroczenie i dopłatę od razu przy zwrocie, bez liczenia. Protokoły opisuje pomoc, plany — cennik, a wypróbować system można przez siedem dni bezpłatnie po rejestracji.
Jak Flotello działa w konkretnej branży, pokazują osobne strony: program dla wypożyczalni samochodów, program do wypożyczalni przyczep, program do wypożyczalni maszyn i program do wypożyczalni kamperów.