Was kostet eine Vermietungssoftware wirklich?

1. Die vier üblichen Preismodelle

Die Staffel nach Fahrzeugen ist für Vermietungen am fairsten, weil sie ungefähr mit dem Nutzen mitwächst. Prüfen Sie aber genau, ob archivierte oder verkaufte Fahrzeuge in der Zählung bleiben. Wenn ja, zahlen Sie dauerhaft für Material, das Sie nicht mehr haben.

Nutzerlizenzen sind dort ein Problem, wo Sie in der Saison Aushilfen einsetzen. Drei Monate lang zwei zusätzliche Konten können eine günstige Grundgebühr komplett aufheben.

2. Die Posten, die nicht im Preis stehen

Diese Liste ist der eigentliche Grund, warum Angebote so schwer vergleichbar sind:

• Einrichtungsgebühr. Einmalig, oft im Bereich einer bis mehrerer Monatsgebühren.
• Datenübernahme. Wenn ein Anbieter Ihre alten Buchungen importiert, wird das meist nach Aufwand berechnet.
• Schulung. Online oder vor Ort, letzteres deutlich teurer.
• Zahlungsgebühren. Kartenzahlung kostet unabhängig von der Software einen Prozentsatz plus Fixbetrag je Transaktion. Manche Systeme legen darauf eine eigene Marge.
• Zusatzmodule. Online-Buchung, Verträge, Rechnungen, Schnittstelle zur Buchhaltung — je nach Anbieter im Preis oder nicht.
• Support-Stufen. Reaktionszeiten innerhalb eines Werktags sind manchmal ein kostenpflichtiges Paket.
• Vertragsbindung. Zwölf oder vierundzwanzig Monate mit automatischer Verlängerung.
• Ausstieg. Datenexport sollte selbstverständlich sein. Fragen Sie trotzdem, in welchem Format und ob er kostet.

Ein Angebot ohne diese acht Antworten ist kein Angebot, sondern ein Einstiegspreis.

3. Realistische Bandbreiten

Feste Zahlen zu nennen ist heikel, weil sich Preise ändern und Funktionsumfänge stark abweichen. Als Orientierung für den deutschsprachigen Markt lassen sich aber Größenordnungen beschreiben:

Rechnen Sie zusätzlich mit einem Rabatt bei jährlicher Zahlung, der häufig im Bereich von zehn Prozent liegt. Und rechnen Sie damit, dass ein Anbieter mit sichtbarem Preis Ihnen eine Verhandlungsrunde erspart — auch das ist Geld wert.

Ein Hinweis zu Portalen und Marktplätzen: Provisionen im zweistelligen Prozentbereich vom Mietumsatz sind dort nicht unüblich. Bei 3.000 Euro Monatsumsatz sind fünfzehn Prozent 450 Euro — ein Vielfaches jeder Softwaregebühr in der Tabelle oben. Portale bringen dafür Reichweite. Beides gleichzeitig zu nutzen und die eigene Buchungsstrecke aufzubauen, ist meist die vernünftigste Strategie; wie eine eigene Strecke aussehen sollte, beschreibt der Beitrag zur Online-Buchung.

4. So machen Sie Angebote vergleichbar

Nehmen Sie ein Blatt und rechnen Sie jedes Angebot auf dieselbe Zahl herunter.

1. Jahreskosten bilden. Grundgebühr mal zwölf, minus Jahresrabatt.

2. Einmalkosten auf drei Jahre verteilen. Einrichtung und Schulung geteilt durch drei, dazuzählen.

3. Zusatzmodule addieren, die Sie tatsächlich brauchen — nicht die, die gut klingen.

4. Nutzerkonten hochrechnen, inklusive Saisonkräften.

5. Transaktionsgebühren schätzen: Ihr geschätzter Kartenumsatz mal Prozentsatz plus Fixbetrag je Zahlung.

6. Durch Ihre Fahrzeugzahl und durch zwölf teilen.

Heraus kommt ein einzelner Wert: Euro pro Fahrzeug und Monat. Diese Zahl können Sie gegen Ihren durchschnittlichen Umsatz pro Fahrzeug halten, und erst dann wird der Preis interpretierbar. Wie Sie diesen Umsatz sauber ermitteln, steht in Kennzahlen der Vermietung.

5. Was der Preis nicht misst

Zwei Systeme mit identischem Preis können sich im Alltag völlig unterschiedlich anfühlen. Prüfen Sie deshalb im Test:

• Geschwindigkeit auf dem Handy bei schlechtem Netz auf dem Hof. Fotos hochladen ist der härteste Test.
• Anzahl der Klicks von der Anfrage bis zur bestätigten Reservierung. Fünf sind gut, fünfzehn sind ein Ärgernis, das täglich wiederkehrt.
• Verhalten bei Fehlern. Was passiert, wenn zwei Personen gleichzeitig dasselbe Fahrzeug buchen wollen? Die richtige Antwort ist eine klare Meldung, nicht eine zweite Buchung.
• Sprache und Belege. Verträge, Protokolle und Rechnungen in der Sprache Ihrer Kunden.
• Datenschutz und Serverstandort. Bei personenbezogenen Mieterdaten ist das kein Nebenkriterium.

6. Fragen für das Anbietergespräch

Kopieren Sie sich diese acht Fragen und stellen Sie sie in jedem Gespräch identisch. Die Unterschiede in den Antworten sagen mehr als jede Funktionsliste.

1. Was kostet das System bei genau meiner Fahrzeug- und Nutzerzahl im Jahr?

2. Welche Funktionen sind im genannten Preis nicht enthalten?

3. Gibt es Einrichtungs- oder Schulungskosten?

4. Zählen archivierte Fahrzeuge in der Staffel mit?

5. Wie lange ist die Mindestlaufzeit und wie kündige ich?

6. In welchem Format bekomme ich meine Daten heraus, und was kostet das?

7. Welche Gebühren fallen bei Kartenzahlungen an, und gehen sie vollständig an den Zahlungsdienstleister?

8. Wie lange dauert eine Supportantwort an einem Samstag in der Hochsaison?

7. Wann sich ein Wechsel rechnet

Grob gilt: Wenn die Kosten pro Fahrzeug und Monat unter dem Wert liegen, den ein einziger zusätzlich vermieteter Tag pro Fahrzeug und Monat einbringt, ist die Rechnung sportlich gesehen bereits aufgegangen. Dazu kommen die vermiedenen Fehler, die niemand als Ertrag verbucht — die nicht entstandene Doppelbuchung, der dokumentierte Schaden, die abgerechneten Mehrkilometer.

Ob Ihr Betrieb den Punkt für ein System überhaupt erreicht hat, klärt der Beitrag Zettel, Excel oder Software. Wer dort mehr als drei Warnzeichen abhakt, sollte die Kostenfrage nicht mehr als Ausgabe, sondern als Reparatur betrachten.

Wobei Flotello hilft

Flotello veröffentlicht seine Preise offen nach Fahrzeugstaffel, alle Funktionen sind in allen Stufen enthalten und archivierte Fahrzeuge zählen nicht mit. Es gibt keine Einrichtungsgebühr, Jahreszahlung ist rabattiert, und der Test läuft ohne Kreditkarte.

Die aktuellen Stufen stehen im Preisbereich der Startseite, starten können Sie direkt über die kostenlose Testphase.