Co Excel opravdu umí
Buďme spravedliví. Tabulka zvládne: seznam vozidel, seznam zápůjček, kdo má co kdy vrátit, jednoduchý přehled tržeb. U dvou vozíků a jednoho člověka je to naprosto v pořádku a nemá smysl to komplikovat.
Meze má tam, kde začíná provoz:
- neuhlídá kolizi — dvě rezervace na stejný vozík se do tabulky zapíšou stejně dobře jako jedna,
- nepodepíše se — smlouvu i protokol stejně řešíte na papíře,
- neumí fotky — a fotodokumentace je to jediné, co vás ochrání u sporu,
- nic neodešle — potvrzení, připomínka i faktura zůstávají na vás,
- neví, co se stalo — když se za rok ptáte, kdo strhl kauci a proč, tabulka mlčí.
Kdy přichází zlom
Tři spolehlivé signály:
| Signál | Co to znamená |
|---|---|
| Poprvé jste vozidlo půjčili dvakrát na stejný termín | evidence přestala stačit |
| V provozu jsou dva a víc lidí | co ví jeden, neví druhý |
| Nedokázali jste doložit škodu | chybí fotodokumentace svázaná se zápůjčkou |
| Zapomněli jste doúčtovat doplatek | peníze utíkají tiše |
| Trávíte papírováním víc než hodinu denně | administrativa přerostla provoz |
Zhruba to sedí na pět vozidel nebo dva lidi. Pod touhle hranicí se ruční vedení ještě obhájí, nad ní začne stát víc, než by stál software.
Co to reálně stojí
Nejde o cenu předplatného, ale o cenu chyb. Modelový příklad — jedna dvojitá rezervace za měsíc a jedna nedoložená škoda za čtvrtletí:
| Ztráta | Odhad |
|---|---|
| Zrušená zápůjčka kvůli kolizi | denní sazba + poškozená pověst |
| Nedoložená škoda | plná cena opravy místo srážky z kauce |
| Zapomenutý doplatek za km | stovky až tisíce ročně |
| Hodina papírování denně | ~20 hodin měsíčně vašeho času |
Když si dosadíte vlastní čísla, obvykle vyjde, že software zaplatí sám sebe během jedné až dvou zápůjček měsíčně.
Co má systém umět, než za něj začnete platit
Nekupujte podle počtu funkcí, ale podle toho, jestli pokryje celý řetězec:
- kalendář dostupnosti s tvrdou kontrolou kolizí (ne jen barevné bloky),
- ceník včetně sezón a automatický výpočet ceny,
- smlouvu ze šablony s podpisem na displeji a odesláním PDF,
- předávací protokol s povinnými fotkami, checklistem a rozdíly při vrácení — proč na něm tolik záleží, rozebírá článek Předávací protokol,
- evidenci plateb a kaucí včetně vracení,
- fakturu navazující na zápůjčku,
- e-maily zákazníkům, které odejdou samy,
- historii — kdo co kdy udělal.
Co naopak nepotřebujete hned: složité reporty, integrace na účetnictví, mobilní aplikaci ke stažení. Prohlížeč v telefonu stačí.
Jak přejít bez výpadku
- Mimo sezónu. Leden nebo listopad, ne duben.
- Data na jeden zátah: nejdřív vozidla a ceníky, pak zákazníci, teprve pak nové rezervace. Staré uzavřené zápůjčky nepřepisujte, nechte je v šanonu.
- Jeden vlastník změny. Někdo to musí vzít za své, jinak se provoz vrátí k diáři během týdne.
- Souběh maximálně dva týdny. Delší dvojkolejnost je ta nejhorší varianta ze všech.
- Vyzkoušejte to na dvou vozidlech dřív, než překlopíte celou flotilu.
Kde vám s tím pomůže Flotello
Flotello je postavené přesně na tenhle řetězec: kalendář s kontrolou kolizí, ceník se sezónami, smlouva podepsaná prstem, protokol s fotkami, kauce a platby, faktura s DPH a e-maily, které odejdou samy. Běží v prohlížeči na počítači i v telefonu, takže výdej na parkovišti zvládnete jednou rukou.
Zprovoznění zabere zhruba čtvrt hodiny — vede vás průvodce prvními kroky. Vyzkoušet se dá 7 dní zdarma bez platební karty, ceny najdete v ceníku.