Stavební firma, která si každé pondělí půjčuje přívěs na lešení, instalatér, který jednou za čtrnáct dní potřebuje dodávku, autoservis, který posílá své zákazníky pro náhradní vůz — to jsou zákazníci, kvůli kterým se vyplatí mít půjčovnu. Platí včas, vracejí v pořádku a nepotřebují přesvědčovat. Dokud je ovšem nezačnete zatěžovat stejnou papírovou procedurou jako turistu, který přišel poprvé.
1. Rámcová smlouva a dílčí objednávky
Princip je jednoduchý: jedna smlouva stanoví pravidla, jednotlivé zápůjčky se na ni jen odkazují.
| Dokument | Co obsahuje | Jak často |
|---|
---|---|---
| Rámcová smlouva | smluvní strany, ceník nebo sleva, kauce, odpovědnost, řidiči, platby, doba trvání a výpověď | jednou, obnova po roce nebo při změně ceníku |
|---|---|---|
| Dílčí objednávka | vozidlo, termín, cena podle rámcové smlouvy, odkaz na rámcovou smlouvu | u každé zápůjčky |
| Předávací protokol | stav vozidla, fotky, tachometr, palivo, příslušenství, podpisy | výdej i vrácení u každé zápůjčky |
Dílčí objednávka může být jednostránková nebo čistě elektronická — rezervace s potvrzením e-mailem. Důležité je, aby z ní bylo jasné, pod kterou rámcovou smlouvu patří a kdo za firmu vozidlo převzal.
2. Co patří do rámcové smlouvy
- Smluvní strany: firma s IČO a DIČ, sídlo, jednající osoba. Ověřte si je v obchodním rejstříku nebo v ARES, DIČ u zahraničních firem ve VIES.
- Kdo smí objednávat a přebírat: jmenovitě nebo funkcí. Bez toho vám vozidlo odveze kdokoli, kdo řekne název firmy.
- Oprávnění řidiči: seznam, nebo pravidlo „zaměstnanci s platným řidičským oprávněním, za které firma odpovídá".
- Ceny: buď vlastní ceník, nebo procentní sleva z veřejného ceníku. Sleva je praktičtější — když zdražíte, nemusíte přepisovat smlouvu.
- Kauce: forma a výše (viz níže).
- Odpovědnost za škody: spoluúčast na jednu škodní událost, postup při poškození, lhůta na nahlášení.
- Platební podmínky: splatnost faktur, úrok z prodlení, právo odmítnout další objednávku při dluhu.
- Pokuty a mýto: kdo je hradí a jak se přeúčtovávají.
- Doba trvání a výpověď: na dobu neurčitou s výpovědní lhůtou je pro obě strany nejjednodušší.
Náležitosti jednotlivé nájemní smlouvy, ze kterých rámcová smlouva vychází, rozebírá článek Smlouva o nájmu vozidla. Rámcovou smlouvu si nechte jednou projít advokátem — na rozdíl od běžné smlouvy ji budete používat roky.
3. Ceny pro firmy: sleva, ne vyjednávání
Firemní zákazník očekává lepší cenu. Dostane ji, ale podle pravidla, ne podle nálady při telefonu. Osvědčené modely:
| Model | Jak funguje | Kdy se hodí |
|---|
---|---|---
| Pevná sleva z ceníku | např. určité procento na všechno | stálý zákazník s nepravidelnými zápůjčkami |
|---|---|---|
| Sleva podle délky zápůjčky | delší zápůjčka = nižší denní sazba | stavby, sezónní práce |
| Objemová sleva | sleva roste s počtem dní za rok | velcí zákazníci, vyhodnocení jednou ročně |
| Měsíční paušál | pevná cena za vyhrazené vozidlo | dlouhodobé nasazení, viz dlouhodobý pronájem |
Ceny pro firmy uvádějte bez DPH s jasnou poznámkou, že se k nim DPH připočte — u spotřebitelů naopak vždy s DPH.
4. Kauce u firem
Blokovat kauci na kartě při každé zápůjčce je pro firmu nepraktické: karta patří jednateli, řidič je jiný člověk a účetní pak dohledává, co bylo strženo a co uvolněno. Možnosti:
- Jistina na celý vztah — jednorázově složená částka, která kryje všechny zápůjčky; vrací se při ukončení smlouvy.
- Kauce na zápůjčku převodem — funguje, když firma platí včas a zápůjčky jsou delší.
- Bez kauce, ale se spoluúčastí a splatností — jen u prověřených zákazníků s historií; riziko nesete vy.
Proč kauce existuje a jak ji nastavit, popisuje článek Kauce v půjčovně.
5. Fakturace
Firmy chtějí fakturu, spotřebitelé většinou stačí s dokladem. Rozhodněte se, jak budete fakturovat:
- Faktura ke každé zápůjčce — nejjednodušší, přehledné pro obě strany, každá faktura odpovídá jedné dílčí objednávce a jednomu protokolu.
- Souhrnná měsíční faktura — méně dokladů, ale musí obsahovat soupis zápůjček a u plátců DPH správně určené datum uskutečnění plnění.
Pozor na DPH: jste-li plátce, rozhoduje datum plnění, ne datum úhrady, a u zahraničních firem se může uplatnit režim přenesení daňové povinnosti. Detaily popisuje článek DPH a fakturace v půjčovně; konkrétní postup si vždy ověřte s účetní podle aktuálního znění zákona.
6. Rozdíly proti spotřebiteli
| Téma | Spotřebitel | Firma |
|---|
---|---|---
| Ceny | vždy včetně DPH | obvykle bez DPH s poznámkou |
|---|---|---|
| Obchodní podmínky | přísnější ochrana, nepřiměřená ujednání neplatí | větší smluvní volnost |
| Odstoupení a storno | pravidla na ochranu spotřebitele | dle dohody |
| Kauce | běžně na kartě | jistina nebo převod |
| Faktura | na požádání | vždy, s IČO a DIČ |
Jedno ale platí pro oba stejně: protokol při výdeji a vrácení. U firem se na něj zapomíná nejčastěji („to je pan Novák, ten to vrátí v pořádku") a pak se o škodu přete s jejich účtárnou místo s řidičem.
Kde vám s tím pomůže Flotello
Ve Flotellu je firma zákazníkem s IČO, DIČ, sídlem a jednající osobou; české IČO se ověří v ARES a DIČ z EU ve VIES. Každá zápůjčka je rezervace s vlastní smlouvou ze šablony, předávacím protokolem s fotkami a podpisy a fakturou k rezervaci v číselné řadě půjčovny. Delší zápůjčky zlevní sleva podle délky nastavená u vozidla — projeví se v ceně automaticky. Jak vystavovat faktury a nastavit DPH, popisuje nápověda, tarify jsou v ceníku a vyzkoušet to můžete po registraci sedm dní zdarma.
Chcete vidět, co Flotello umí přímo pro váš typ půjčovny? Začněte tady: software pro půjčovnu strojů; dále software pro půjčovnu přívěsů, software pro autopůjčovnu a software pro půjčovnu obytných vozů.