1. Plátce, nebo neplátce?
Neplátce má jednodušší administrativu a levnější koncovou cenu pro domácnosti. Plátce si naopak může odpočíst DPH z nákupu techniky a z provozních nákladů — a u firemních zákazníků ho DPH nezdražuje, protože si ji odečtou také.
Hrubé vodítko:
| Situace | Co obvykle vychází líp |
|---|---|
| Zákazníci hlavně domácnosti | neplátce — koncová cena je nižší |
| Zákazníci hlavně firmy | plátce — DPH si zákazník odečte |
| Nakupujete drahou techniku | plátce — odpočet z pořízení |
| Malý provoz, pár vozíků | neplátce — méně administrativy |
| Blížíte se zákonnému obratu | plátce — povinnost stejně vznikne |
Registrace k DPH je při překročení zákonného obratu povinná. Sledujte si obrat průběžně, ne jednou ročně — překročení se hlídá zpětně za klouzavé období a pozdní registrace bolí.
2. Nájem, doplňky, poplatky
U plátce podléhá krátkodobý nájem vozidla i souvisejících služeb běžnému režimu DPH v základní sazbě. Do základu daně patří vše, co je úplatou za plnění:
- nájemné,
- servisní a úklidový poplatek,
- doplňkové služby (nosič, popruhy, dětská sedačka),
- příplatek za předání mimo pracovní dobu,
- doplatek za kilometry nad limit,
- dovoz a odvoz vozidla.
Jinak řečeno: co si účtujete za to, že něco poskytujete, je součást ceny plnění.
3. Kauce
Vratná kauce není úplata — je to jistota, kterou držíte a vracíte. Při přijetí ji nezdaňujete a nedáváte na daňový doklad k nájmu.
Situace se mění ve chvíli, kdy kauci nebo její část zadržíte. Pak záleží na tom, čím je:
- náhrada škody na vozidle — obvykle se nepovažuje za úplatu za plnění,
- úhrada služby, kterou jste poskytli (úklid, doplnění paliva, doplatek za kilometry) — to už je úplata za plnění se vším všudy.
Právě tenhle rozdíl je důvod, proč si vypořádání kauce vždycky rozepisujte po položkách. „Strženo 3 500 Kč" účetní nepomůže; „oprava plachty 2 500 Kč + úklid 1 000 Kč" ano.
4. Storno poplatky a zálohy
Přijatá záloha na budoucí nájem je u plátce běžně okamžikem, kdy vzniká povinnost přiznat daň — z přijaté částky.
Storno poplatek se posuzuje individuálně: je-li skutečně sankcí za zrušení (náhradou újmy), bývá mimo předmět daně; je-li fakticky úplatou za rezervaci či jinou službu, do daně patří. Posouzení nechte na účetní a formulujte podmínky tak, aby z nich bylo zřejmé, o co jde. Jak storna nastavit provozně, rozebírá Storno podmínky, které vás neuzemní.
5. Co musí být na dokladu
Daňový doklad plátce musí obsahovat zejména:
- označení a identifikaci poskytovatele i příjemce (název, sídlo, DIČ),
- evidenční číslo dokladu,
- rozsah a předmět plnění (např. „nájem přívěsu SPZ 1AB 2345, 3.–5. 8. 2026"),
- datum vystavení a datum uskutečnění plnění (nebo přijetí úplaty),
- jednotkovou cenu bez daně, případné slevy,
- základ daně, sazbu a výši daně,
- celkovou částku k úhradě.
Neplátce vystavuje doklad bez daně, s uvedením, že není plátcem DPH. I ten by měl mít číslo, obě strany a popis plnění — jinak ho firemní zákazník neproplatí.
6. Číselná řada
Řada musí být souvislá. Praktická pravidla:
- formát s rokem (2026001, 2026002 …) — po Novém roce se řada nepřekrývá,
- číslo se přiděluje až při vystavení, ne při zakládání konceptu, jinak vznikají díry,
- pro různé typy dokladů (faktury, dobropisy, zálohy) klidně samostatné řady,
- vystavený doklad se nepřepisuje — oprava jde stornem nebo opravným dokladem s odkazem na původní.
Chybějící čísla v řadě jsou první věc, které si kontrola všimne. Systém, který číslo přiděluje sám a atomicky, tenhle problém odstraní úplně.
7. Kdy fakturu vystavit
Firemnímu zákazníkovi vždy. Domácnosti stačí doklad o zaplacení, ale faktura z toho dělá profesionálnější dojem a šetří dotazy. Vystavujte ji po skončení zápůjčky, kdy už znáte doplatky — jinak budete doklad opravovat kvůli dvěma stovkám za palivo.
Kde vám s tím pomůže Flotello
Flotello fakturuje přímo z rezervace: podklad se předvyplní sám (nájem, doplňky, kilometry navíc, stržená kauce mimo DPH), číslo se přidělí až při vystavení a řada zůstane souvislá i při souběžné práci dvou lidí. Doklad je pak neměnný — opravit ho lze jen stornem s poznámkou. Ceník umí režim „zadávám ceny s DPH / bez DPH", takže se vám na dokladu neroztečou haléře, a funguje i pro neplátce.
Detaily má návod Faktury a DPH, celý systém si můžete 7 dní zdarma vyzkoušet.