Co evidovat u každého vozidla
| Údaj | Proč |
|---|---|
| VIN nebo výrobní číslo | jednoznačná identifikace při krádeži i pojistné události |
| Rok výroby a datum pořízení | odpisy, plánování obnovy |
| Pořizovací cena | výpočet návratnosti, podklad pro pojištění |
| Termín STK | bez ní vozidlo nesmí na silnici |
| Pojistná smlouva a spoluúčast | rozhodování při škodě |
| Nosnost, rozměry, hmotnosti | zákazník se ptá pokaždé |
| Klíče, doklady, jejich počet | co se ztratilo a co bylo |
| Servisní historie | prodejní cena a plánování údržby |
Poslední řádek podceňuje skoro každý. Přitom u prodeje pět let starého přepravníku rozhoduje právě to, jestli k němu existuje historie, nebo se kupující musí spolehnout na „vždycky jsem se o to staral".
Termíny, které nesmí propadnout
- STK — u přívěsů a vozíků obvykle jednou za dva roky, u aut podle věku; přesnou periodu si ověřte u konkrétního vozidla.
- Povinné ručení — a pozor, sjednané pro pronájem; rozdíl rozebírá článek Pojištění pronajatého vozidla.
- Havarijní pojištění u dražší techniky.
- Revize u strojů, plošin, tlakových zařízení.
- Servisní intervaly (olej, brzdy, ložiska náprav, hydraulika).
- Sezónní příprava — pneumatiky, plachty, popruhy.
Pravidlo: připomínka měsíc dopředu, ne v den vypršení. Servis v březnu bere zakázky týden dopředu, v dubnu tři týdny.
Kam s doklady
Špatné odpovědi: šanon v kanceláři (nedostupný na dvoře), telefon obsluhy (odejde s ní), zásuvka ve vozidle (odjede se zákazníkem).
Dobrá odpověď: digitálně u vozidla. Velký technický průkaz, pojistná smlouva, protokol o STK, faktury ze servisu, návod k obsluze. Kdykoli se na cokoli ptá zákazník, pojišťovna nebo policie, máte to v telefonu.
Originály dokladů, které musí být fyzicky ve vozidle, jsou samostatná kapitola — ty patří do vozidla, jen si evidujte, co v něm je.
Jak z evidence udělat provozní nástroj
Evidence nemá být archiv, ale podklad k rozhodování:
- Před sezónou projděte termíny a naplánujte servis do zimních měsíců, viz Sezónnost v půjčovně.
- Při škodě okamžitě víte spoluúčast a komu volat.
- Při nákupu vidíte, kolik vás stará technika reálně stála na opravách — a jestli se vyplatí obnova.
- Při prodeji máte historii, která zvedne cenu.
- Při kontrole doložíte, že vozidlo bylo způsobilé provozu.
Co si zapsat po každé zápůjčce
Evidence flotily nevzniká jednou ročně, ale po kouskách. Dvě minuty po vrácení vozidla stačí na to, abyste za rok věděli, co se s technikou dělo:
- co bylo opravené nebo vyměněné (i drobnost typu dotažené ložisko),
- co je potřeba pořešit, ale nespěchá — seznam pro nejbližší servisní okno,
- stav opotřebení u věcí, které se spotřebovávají: pneumatiky, plachta, popruhy, brzdové obložení,
- kolik motohodin nebo kilometrů technika přibrala, jde-li o motorový stroj,
- co zákazník hlásil, i když jste to nenašli — opakovaná stížnost na stejnou věc obvykle něco znamená.
Tenhle zápis je zároveň podklad pro rozhodnutí, jestli vozidlo opravit, nebo prodat. Bez něj se rozhodujete podle dojmu „nějak často to jezdí do servisu", což bývá zavádějící v obou směrech.
Kdy vozidlo vyřadit
Rozhodujte podle nákladů, ne podle stáří. Praktické vodítko: když roční náklady na opravy překročí zhruba třetinu ročního výnosu vozidla a trend roste, je čas na obnovu. Podklad k tomu dá tržba na vozidlo z článku Čísla, která má půjčovna sledovat.
Vyřazený kus si nechte v evidenci archivovaný — historie zápůjček a dokladů se může hodit ještě roky po prodeji.
Kde vám s tím pomůže Flotello
Flotello odděluje provoz zápůjček od evidence flotily přímo na detailu vozidla. Do evidence patří VIN, rok, STK, pojištění, nosnost, interní poznámky, doklady v privátním úložišti a servisní historie — tedy věci, které zákazníkovi nic neříkají, ale vám drží provoz. Blokace vozidla kvůli servisu zároveň zajistí, že vám nikdo nepůjčí kus, který je zrovna u mechanika.
Podrobnosti má návod Evidence flotily, vyzkoušet můžete 7 dní zdarma bez karty.