Karta jednostki — fundament
Każdy sprzęt powinien mieć jedną kartę, w której jest wszystko. Minimalny zakres:
| Sekcja | Co zawiera |
|---|---|
| Identyfikacja | nazwa, typ, numer rejestracyjny lub fabryczny, VIN, rok produkcji |
| Parametry | DMC, ładowność, wymiary skrzyni, moc, masa własna |
| Dokumenty | dowód rejestracyjny, polisa, karta gwarancyjna, instrukcja, DTR |
| Terminy | badanie techniczne, ubezpieczenie, przegląd serwisowy, dozór techniczny |
| Wyposażenie | lista rzeczy wydawanych ze sprzętem (plandeka, pasy, koło zapasowe, klucz) |
| Cennik | stawka godzinowa i dobowa, sezony, kaucja, limit kilometrów |
| Historia | wynajmy, szkody, naprawy, przebieg lub motogodziny |
| Zdjęcia | aktualne, z widocznym stanem lakieru i wyposażenia |
Karta jest przydatna dopiero wtedy, gdy jest jedna. Dane rozrzucone między segregator, telefon właściciela i arkusz w chmurze to nie ewidencja, tylko archeologia.
Terminy, które nie mogą przepaść
W wypożyczalni każdy przeterminowany dokument ma dwie konsekwencje: prawną i pieniężną. Sprzęt bez ważnego badania technicznego nie powinien wyjechać, a jeśli wyjedzie — kłopot jest większy niż utracony wynajem.
Do pilnowania są zwykle:
- badanie techniczne pojazdów i przyczep,
- ubezpieczenie OC pojazdów i przyczep zarejestrowanych,
- ewentualne dobrowolne ubezpieczenie sprzętu (AC, ubezpieczenie maszyn),
- badania dozorowe urządzeń podlegających dozorowi technicznemu,
- przeglądy serwisowe według motogodzin lub przebiegu,
- wymiana elementów zużywalnych: opony, pasy, liny, filtry,
- gwarancje i terminy zgłoszeń reklamacyjnych.
Zasada praktyczna: przypomnienie na 30 dni przed terminem (czas na umówienie i przełożenie rezerwacji) i drugie na 7 dni przed (ostatni dzwonek). Termin wypadający w środku sezonu warto przesunąć wcześniej — badanie zrobione miesiąc przed czasem kosztuje tyle samo, a nie wyjmuje sprzętu z ruchu w lipcu.
Szczegóły dotyczące przyczep opisuje Przegląd techniczny i OC przyczepy.
Historia serwisowa i licznik
Historia napraw wygląda na biurokrację, dopóki nie jest potrzebna. Potem okazuje się, że rozstrzyga trzy sprawy naraz:
- spór o szkodę — udokumentowana naprawa po poprzednim wynajmie dowodzi, w jakim stanie sprzęt wyjechał,
- decyzja o sprzedaży — jednostka pochłaniająca naprawy co drugi miesiąc jest widoczna dopiero w zestawieniu,
- wartość przy sprzedaży — komplet historii serwisowej realnie podnosi cenę używanej maszyny.
Przy maszynach i pojazdach do historii dochodzi licznik. Motogodziny albo kilometry spisywane przy każdym wydaniu i zwrocie dają trzy rzeczy za darmo: podstawę do rozliczenia limitu, zapowiedź terminu przeglądu i twardy dowód, ile klient rzeczywiście przepracował. Spisywanie licznika należy wpisać do protokołu, a nie zostawiać dobrej woli obsługi — jak to zorganizować, opisuje Protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu.
Statusy: co jest w ruchu, a co nie
Ewidencja bez statusów prowadzi wprost do rezerwacji sprzętu, który stoi w warsztacie. Wystarczą cztery stany:
- dostępny — w ruchu, można rezerwować,
- wynajęty — u klienta,
- zablokowany — serwis, naprawa, badanie, użytek własny; z podanym powodem i terminem,
- wycofany — sprzedany lub odstawiony; historia zostaje, sprzęt znika z oferty.
Kluczowe jest to, żeby blokada działała w jednym miejscu i natychmiast usuwała sprzęt z dostępności, także w rezerwacji online. Blokada wpisana do kalendarza w warsztacie, o której nie wie osoba przy telefonie, jest gorsza niż jej brak, bo daje złudne poczucie porządku.
Wyposażenie: lista, która ratuje kaucję
Najczęstsze straty w wypożyczalni nie dotyczą samego sprzętu, tylko drobiazgów: pasów, plandek, kluczy, kół zapasowych, ładowarek, kasety WC. Rozwiązanie jest banalne i skuteczne — stała lista wyposażenia przypisana do jednostki, odhaczana przy wydaniu i przy zwrocie.
Lista musi być konkretna. „Pasy" to za mało; „4 pasy transportowe 5 t" pozwala rozliczyć brak jednego. To samo dotyczy stanu: „plandeka bez rozdarć" jest sprawdzalne, „plandeka OK" nie.
Kiedy segregator przestaje wystarczać
Papierowa ewidencja radzi sobie do kilku jednostek. Sygnały, że czas na inną formę:
- pytanie „kiedy ta przyczepa ma badanie" wymaga pójścia po segregator,
- dwie osoby prowadzą dwie wersje tej samej listy,
- nie da się szybko powiedzieć, ile kosztowały naprawy danej jednostki w sezonie,
- sprzęt w serwisie bywa mimo to rezerwowany,
- zdjęcia sprzed roku są w telefonie kogoś, kto już nie pracuje.
Porównanie sposobów prowadzenia wypożyczalni — od zeszytu po system — opisuje Program dla wypożyczalni.
Gdzie pomaga Flotello
We Flotello każda jednostka ma własną kartę: dane, zdjęcia, cennik z sezonami, wysokość kaucji, limit kilometrów oraz listę wyposażenia, która pojawia się potem w protokole wydania i zwrotu. Terminy badań, ubezpieczeń i serwisów mają własne przypomnienia, a blokada sprzętu (serwis, naprawa, użytek własny) natychmiast wyjmuje go z dostępności — także z rezerwacji online. Sprzęt wycofany trafia do archiwum: znika z oferty, ale cała historia wynajmów i napraw zostaje.
Szczegóły opisuje poradnik Ewidencja floty, a cały system można przetestować przez 7 dni za darmo.