1. Co potřebujete a proč
K uzavření a plnění nájemní smlouvy potřebujete zákazníka jednoznačně identifikovat a mít na něj kontakt:
| Údaj | K čemu je | Nutný? |
|---|---|---|
| Jméno a příjmení | identifikace strany smlouvy | ano |
| Adresa trvalého pobytu | identifikace, případné vymáhání | ano |
| Datum narození | rozlišení osob, věková podmínka | ano |
| Číslo dokladu totožnosti | ověření totožnosti | ano |
| Telefon a e-mail | komunikace, potvrzení, připomínky | ano |
| Číslo řidičského průkazu | u aut — oprávnění k řízení | u aut ano |
| IČO, DIČ, sídlo | firemní zákazník | u firem ano |
| Rodné číslo | — | ne |
| Kopie nebo sken občanky či ŘP | — | ne |
Právní titul u téhle skupiny je plnění smlouvy. Nepotřebujete k tomu souhlas — a je dobré souhlas ani nepředstírat, protože souhlas jde odvolat a smlouvu byste pak plnili bez podkladu.
2. Proč si neukládat skeny dokladů
Je to nejrozšířenější zlozvyk v oboru: „vyfotíme občanku pro jistotu". Problémy jsou tři.
- Není to nutné k účelu. K identifikaci stačí doklad na místě ověřit a zapsat jeho druh a číslo. Uchovávat obraz dokladu jde nad rámec potřeby.
- Je to velké riziko. Sken občanky je hotová stavebnice pro podvodníka. Únik takové databáze je vážný incident s ohlašovací povinností.
- Ke ztotožnění vám to stejně nepomůže. U sporu prokazujete smlouvu a její plnění, ne to, že máte v telefonu fotku průkazu.
Praktický postup: doklad si nechte ukázat, ověřte shodu s vyplněnými údaji, zapište druh a číslo dokladu, doklad vraťte. Rodná čísla nesbírejte vůbec — pro nájem nemají využití.
3. Fotky z protokolů
Fotografie stavu vozidla jsou provozně nutné a v pořádku. Dvě zásady:
- Foťte vozidlo, ne lidi. Osoby v záběru se nedají vždy vyloučit, ale nemají být předmětem fotky.
- Fotky patří k zápůjčce, ne do galerie v soukromém telefonu obsluhy. Rozptýlená data se nedají hlídat ani smazat.
4. Jak dlouho data držet
Držet údaje „navždy pro jistotu" je porušení zásady omezení uložení. Rozumné rámce:
| Co | Jak dlouho | Proč |
|---|---|---|
| Smlouva a protokoly | 3–4 roky po skončení nájmu | promlčecí lhůty nároků |
| Faktury a účetní doklady | 10 let | zákon o DPH a o účetnictví |
| Kontaktní údaje pro marketing | do odvolání souhlasu | souhlas se dá vzít zpět |
| Fotodokumentace bez sporu | zpravidla s protokolem | nemá smysl ji držet déle |
| Záznamy o incidentech | dokud trvá nárok | pak smazat |
Nastavte si jedno pravidlo a držte ho. Kontrolní otázka: „kdyby po nás dnes někdo chtěl výmaz, dokázali bychom říct, co všechno o něm máme?"
5. Co musíte zákazníkovi říct
Informační povinnost splníte tím, že zákazníkovi při sběru údajů dáte k dispozici informaci o zpracování — na webu, v podmínkách nebo přiloženou ke smlouvě. Musí z ní být zřejmé:
- kdo je správce a jak ho kontaktovat,
- jaké údaje zpracováváte a za jakým účelem,
- na jakém právním základě,
- jak dlouho je držíte,
- komu je předáváte (účetní, software, platební brána),
- jaká má zákazník práva (přístup, oprava, výmaz, námitka, stížnost u ÚOOÚ).
Odkaz na tuhle informaci dejte i do potvrzení rezervace. Je to práce na jednou a ušetří vám ji stokrát.
6. Software a další zpracovatelé
Když používáte software, účetní nebo platební bránu, předáváte jim údaje svých zákazníků. S každým takovým zpracovatelem máte mít smlouvu o zpracování (DPA) — u seriózních dodavatelů je součástí obchodních podmínek a uzavírá se s registrací.
Na co se ptát dodavatele: kde jsou data uložená (ideálně EU), kdo k nim má přístup, jak se zálohují a co se s nimi stane po ukončení služby.
7. Interní poznámky o zákaznících
Poznámka „nevrátil včas, poškozená plachta, kauce stržena" je legitimní záznam o průběhu smluvního vztahu. Poznámka „nepříjemný typ, nedávat mu nic" je hodnocení osoby, které v evidenci nemá co dělat — zákazník má právo na přístup ke svým údajům a tuhle větu si přečte.
Pravidlo: pište fakta, ne dojmy. Prakticky to funguje stejně dobře a nedostanete se do nepříjemné situace.
8. Když dojde k úniku
Ztracený notebook, ukradený telefon s fotkami, omylem rozeslaný e-mail. Postup:
1. Zastavte škodu (změna hesel, vzdálené smazání, odvolání přístupu).
2. Zaznamenejte, co uniklo, kolika lidí se to týká a co hrozí.
3. Posuďte riziko — při riziku pro práva osob se porušení hlásí ÚOOÚ, obvykle do 72 hodin.
4. Při vysokém riziku informujte i dotčené zákazníky.
5. Zapište, co jste udělali pro nápravu.
Kde vám s tím pomůže Flotello
Flotello je stavěné tak, aby vás k rizikovým datům nepustilo: skeny dokladů ani rodná čísla se do něj neukládají (evidují se jen čísla dokladů) a povinná pole zákazníka si nastavíte podle toho, co opravdu potřebujete. Data leží v EU, ke každé půjčovně jsou přístupná výhradně jejím uživatelům a zpracovatelská smlouva je součástí obchodních podmínek.
Návod Zákazníci ukazuje nastavení povinných polí, celý systém si můžete 7 dní zdarma vyzkoušet.