Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną — Flotello

§ 1. Postanowienia ogólne i definicje

1. Niniejszy regulamin (dalej „Regulamin”) określa rodzaje, zakres i warunki świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 nr 144 poz. 1204 ze zm.), warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie tych usług oraz tryb postępowania reklamacyjnego w odniesieniu do usługi Flotello dostępnej pod adresem flotello.app.

2. Usługodawcą jest: Jonáš Bláha, przedsiębiorca — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą zgodnie z prawem czeskim, wpisana do czeskiego rejestru działalności gospodarczej, numer identyfikacyjny (IČO): 71772618, NIP UE: CZ8701225830, adres: Dolní hejčínská 298/19, 779 00 Ołomuniec (Olomouc), Republika Czeska (dalej „Usługodawca”). Adres elektroniczny do kontaktu: info@flotello.app.

3. Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

• „Usługa” — aplikacja internetowa Flotello udostępniana w modelu software as a service (SaaS), przeznaczona do zarządzania działalnością wypożyczalni przyczep, samochodów, wózków, maszyn i podobnego sprzętu, wraz ze wszystkimi jej elementami, aktualizacjami i funkcjami dodatkowymi.
• „Klient” — przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą albo osoba prawna lub jednostka organizacyjna posiadająca zdolność prawną), który zawarł z Usługodawcą Umowę; z reguły podmiot prowadzący wypożyczalnię.
• „Umowa” — umowa o świadczenie Usługi drogą elektroniczną zawarta pomiędzy Usługodawcą a Klientem w sposób określony w § 4, której integralną częścią jest Regulamin wraz z załącznikami.
• „Konto” — konto Klienta w Usłudze, za pośrednictwem którego Klient oraz upoważnione przez niego osoby korzystają z Usługi.
• „Najemca” — klient Klienta, tj. osoba, której Klient wynajmuje pojazdy lub inny sprzęt i której dane Klient ewidencjonuje w Usłudze. Najemca nie jest stroną Umowy i nie powstaje pomiędzy nim a Usługodawcą żaden bezpośredni stosunek umowny.
• „Taryfa” — wariant abonamentu Usługi zgodnie z aktualnym Cennikiem, zróżnicowany w szczególności według liczby zarządzanych pojazdów.
• „Cennik” — aktualny cennik Usługi opublikowany pod adresem flotello.app.
• „Treści Klienta” — wszelkie dane, które Klient lub jego użytkownicy wprowadzają do Usługi, w szczególności dane pojazdów, rezerwacji i Najemców, teksty i szablony umów najmu, protokoły, fotografie oraz inne dokumenty.
• „RODO” — rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

4. Usługa jest świadczona wyłącznie przedsiębiorcom w związku z prowadzoną przez nich działalnością gospodarczą lub zawodową (B2B). Zawierając Umowę, Klient potwierdza, że jest przedsiębiorcą i zawiera Umowę w ramach swojej działalności. Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają uprawnień, które osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą przysługują na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów o niedozwolonych postanowieniach umownych stosowanych odpowiednio do takich przedsiębiorców.

5. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie pod adresem flotello.app przed zawarciem Umowy, w formie umożliwiającej jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się Klient.

§ 2. Rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną

1. Usługodawca świadczy drogą elektroniczną w szczególności następujące usługi:

• prowadzenie Konta i zarządzanie użytkownikami Klienta,
• zarządzanie pojazdami oraz kalendarzem ich dostępności,
• zarządzanie rezerwacjami, w tym publiczna strona rezerwacyjna i widget rezerwacyjny,
• ewidencja Najemców,
• generowanie umów najmu z szablonów oraz ich elektroniczne podpisywanie na ekranie dotykowym,
• protokoły wydania i zwrotu wraz z dokumentacją fotograficzną,
• obsługa płatności za pośrednictwem podmiotu trzeciego (Stripe),
• powiadomienia e-mail oraz inne funkcje, które Usługodawca na bieżąco rozwija i udostępnia.

2. Konkretny zakres funkcji może różnić się w zależności od wybranej Taryfy. Aktualny opis funkcji i parametrów Taryf znajduje się pod adresem flotello.app.

§ 3. Warunki techniczne i zakaz dostarczania treści bezprawnych

1. Korzystanie z Usługi wymaga spełnienia następujących minimalnych wymagań technicznych:

• urządzenie z dostępem do internetu (komputer, tablet lub smartfon),
• aktualna wersja przeglądarki internetowej (np. Chrome, Firefox, Safari, Edge) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies,
• aktywne konto poczty elektronicznej,
• do elektronicznego podpisywania dokumentów — urządzenie z ekranem dotykowym; do dokumentacji fotograficznej — urządzenie z aparatem.

2. Usługodawca informuje, że korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się z typowymi zagrożeniami, takimi jak możliwość działania szkodliwego oprogramowania, próby wyłudzenia danych dostępowych (phishing) czy nieuprawniony dostęp do konta w razie ujawnienia haseł. Usługodawca stosuje środki bezpieczeństwa opisane w Załączniku nr 1; Klient powinien ze swojej strony chronić dane dostępowe, stosować silne hasła i aktualne oprogramowanie.

3. Zakazane jest dostarczanie przez Klienta treści o charakterze bezprawnym, w tym treści naruszających prawa osób trzecich, oraz korzystanie z Usługi w sposób sprzeczny z prawem, dobrymi obyczajami lub Regulaminem.

§ 4. Zawarcie Umowy, rejestracja i okres próbny

1. Umowa zostaje zawarta z chwilą ukończenia rejestracji Klienta w Usłudze, podczas której Klient akceptuje Regulamin (wraz z załącznikami) poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola. Bez akceptacji Regulaminu ukończenie rejestracji nie jest możliwe.

2. Klient jest zobowiązany podawać przy rejestracji oraz przez cały okres obowiązywania Umowy prawdziwe, dokładne i aktualne dane identyfikacyjne, kontaktowe i rozliczeniowe.

3. Po rejestracji Klientowi przysługuje bezpłatny okres próbny wynoszący 7 dni (dalej „Okres próbny”). Rozpoczęcie Okresu próbnego nie wymaga podania karty płatniczej ani innego instrumentu płatniczego. Jeżeli Klient do końca Okresu próbnego nie wybierze płatnej Taryfy, Usługodawca jest uprawniony do zawieszenia dostępu do Usługi; dane Klienta będą przechowywane przez okres wskazany w § 11, a następnie usunięte.

4. Konto jest przeznaczone wyłącznie dla Klienta. Klient odpowiada za działania wszystkich osób, którym umożliwi dostęp do swojego Konta, jak za działania własne, i jest zobowiązany chronić dane dostępowe przed nieuprawnionym użyciem.

5. Usługodawca może odmówić rejestracji, w szczególności gdy zachodzi uzasadnione podejrzenie nadużycia Usługi albo gdy zainteresowany w przeszłości istotnie naruszył Umowę.

§ 5. Opłaty i płatności

1. Usługa jest świadczona odpłatnie w formie abonamentu zgodnie z wybraną Taryfą. Taryfy są zróżnicowane w szczególności według liczby zarządzanych pojazdów; ich aktualne parametry i ceny określa Cennik.

2. Abonament może być opłacany miesięcznie albo rocznie; płatność roczna jest objęta rabatem zgodnie z Cennikiem.

3. Ceny wskazane są w Cenniku. Usługodawca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT w Republice Czeskiej. Wobec Klientów będących podatnikami VAT zidentyfikowanymi na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w państwie członkowskim innym niż Republika Czeska podatek rozlicza — zgodnie z przepisami o miejscu świadczenia usług — nabywca (mechanizm odwrotnego obciążenia); w takim przypadku kwota z Cennika nie zawiera podatku VAT i Klient rozlicza go samodzielnie według stawki obowiązującej w swoim państwie. W pozostałych przypadkach podatek jest doliczany albo zawarty w cenie zgodnie z właściwymi przepisami.

4. Abonament odnawia się automatycznie na kolejny okres rozliczeniowy (odpowiednio miesiąc albo rok), dopóki Klient nie wyłączy odnawiania lub nie rozwiąże Umowy. Opłata za odnowiony okres jest pobierana z instrumentu płatniczego Klienta za pośrednictwem bramki płatniczej Stripe. Klient może w każdej chwili wyłączyć automatyczne odnawianie w ustawieniach Konta; abonament wygasa wówczas z upływem opłaconego już okresu. Wyłączenie odnawiania nie powoduje utraty dostępu do Usługi ani opłat przed końcem opłaconego okresu.

5. Klient może w każdej chwili przejść na wyższą Taryfę; zmiana następuje niezwłocznie, a cena zostaje proporcjonalnie dorozliczona. Przejście na niższą Taryfę jest skuteczne od początku kolejnego okresu rozliczeniowego. Za okres już opłacony Klient zachowuje pełny dostęp do Usługi w dotychczasowym zakresie.

6. W razie przekroczenia limitów Taryfy (w szczególności liczby pojazdów) Usługodawca wezwie Klienta do przejścia na odpowiednią Taryfę. Jeżeli Klient w rozsądnym terminie tego nie uczyni, Usługodawca może ograniczyć dodawanie kolejnych pojazdów lub funkcji ponad limit Taryfy; ograniczenie nie dotyczy danych już wprowadzonych do Usługi.

7. Skutki braku płatności. Jeżeli abonament nie zostanie opłacony w terminie wymagalności, Usługodawca powiadomi Klienta e-mailem i podejmie ponowną próbę pobrania płatności. Jeżeli płatność nie zostanie uregulowana w ciągu 14 dni od terminu wymagalności, Usługodawca może zawiesić dostęp do Usługi. Jeżeli płatność nie zostanie uregulowana w ciągu 30 dni od terminu wymagalności, Usługodawca może odstąpić od Umowy; z danymi Klienta postępuje się zgodnie z § 11. Zawieszenie dostępu nie narusza roszczenia Usługodawcy o zapłatę kwot należnych za okres do zawieszenia.

8. Usługodawca może zmieniać Cennik. Zmiana cen ma zastosowanie wobec dotychczasowego Klienta najwcześniej od kolejnego okresu rozliczeniowego i zostaje zakomunikowana e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej. Jeżeli Klient nie akceptuje zmiany ceny, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień jej wejścia w życie; w takim przypadku Usługodawca zwróci Klientowi proporcjonalną część abonamentu za niewykorzystany opłacony okres.

9. Faktury są wystawiane w formie elektronicznej i udostępniane w Usłudze lub przesyłane e-mailem, na co Klient wyraża zgodę.

§ 6. Płatności Najemców i rola Stripe

1. Usługa umożliwia Klientowi przyjmowanie od Najemców płatności (zaliczek, kaucji, czynszu najmu, dopłat) oraz zarządzanie nimi (w tym pobranie lub zwrot kaucji). Płatności te są przetwarzane wyłącznie przez usługę płatniczą Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., względnie inne spółki grupy Stripe) na podstawie odrębnego stosunku umownego pomiędzy Klientem a Stripe, którego warunki Klient jest zobowiązany przestrzegać.

2. Usługodawca nie jest instytucją płatniczą ani dostawcą usług płatniczych, nie przyjmuje płatności Najemców, nie przechowuje ani nie zarządza środkami pieniężnymi Klienta lub Najemców. W modelu Stripe Connect płatności Najemców trafiają bezpośrednio na rachunek Klienta prowadzony w Stripe.

3. Stosunek prawny wynikający z najmu pojazdu lub innego sprzętu, w tym płatności, zaliczki i kaucje, powstaje wyłącznie pomiędzy Klientem a Najemcą. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za te transakcje ani za ich prawidłowe wykonanie, w szczególności nie odpowiada za spory pomiędzy Klientem a Najemcą, zwroty płatności, reklamacje Najemców, obciążenia zwrotne (chargeback), opłaty Stripe ani za szkody powstałe w związku z transakcjami płatniczymi lub ich niepowodzeniem.

4. Usługodawca nie odpowiada za dostępność ani funkcjonowanie usług Stripe. Ewentualne roszczenia związane z usługami płatniczymi Klient kieruje bezpośrednio do Stripe.

§ 7. Prawa i obowiązki Usługodawcy; dostępność Usługi

1. Usługodawca zobowiązuje się świadczyć Usługę z należytą starannością wynikającą z zawodowego charakteru prowadzonej działalności. Usługa jest udostępniana w aktualnie dostępnej postaci; Usługodawca nie gwarantuje, że Usługa będzie dostępna nieprzerwanie i bez wad — umowna gwarancja poziomu dostępności (SLA) nie została uzgodniona.

2. Usługodawca może przeprowadzać planowane i nieplanowane prace konserwacyjne. Planowane prace, które istotnie ograniczą dostępność Usługi, Usługodawca będzie w miarę możliwości przeprowadzał poza typowymi godzinami pracy i zapowiadał z wyprzedzeniem.

3. Usługodawca może Usługę na bieżąco rozwijać, zmieniać i modyfikować, w szczególności dodawać, zmieniać lub usuwać poszczególne funkcje oraz zmieniać interfejs użytkownika i rozwiązania techniczne. Istotne ograniczenie kluczowych funkcji Usługi, z których Klient korzysta, Usługodawca zapowie z wyprzedzeniem; Klient może w takim przypadku wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie, z proporcjonalnym zwrotem abonamentu za niewykorzystany opłacony okres.

4. Usługodawca może zawiesić dostęp do Usługi lub jej części, jeżeli: (a) Klient pozostaje w zwłoce z płatnością zgodnie z § 5 ust. 7; (b) Klient istotnie narusza Umowę; (c) jest to niezbędne ze względów bezpieczeństwa lub z przyczyn technicznych; albo (d) wymaga tego przepis prawa lub decyzja właściwego organu. O zawieszeniu i jego przyczynie Usługodawca informuje Klienta, o ile prawo tego nie zakazuje.

5. Usługodawca wykonuje regularne kopie zapasowe danych. Kopie zapasowe służą przywróceniu działania Usługi jako całości; nie stanowią podstawy roszczenia Klienta o odtworzenie pojedynczych rekordów usuniętych przez Klienta.

§ 8. Prawa i obowiązki Klienta

1. Klient odpowiada za prawidłowość, kompletność i zgodność z prawem Treści Klienta. Usługodawca nie kontroluje Treści Klienta i nie ponosi za nie odpowiedzialności.

2. Klient odpowiada w szczególności za: (a) treść i zgodność z prawem swoich umów najmu, regulaminów i innych dokumentów, które tworzy lub przechowuje w Usłudze (szablony umów w Usłudze są wyłącznie narzędziem technicznym, a nie usługą prawną); (b) swój stosunek prawny z Najemcami, w tym rozliczenie płatności, kaucji i ewentualnych sporów; (c) wykonywanie własnych obowiązków ustawowych związanych z jego działalnością (rejestrowych, podatkowych, ewidencyjnych i innych); (d) wykonywanie obowiązków administratora danych osobowych wobec Najemców i innych osób, których dane dotyczą, zgodnie z Załącznikiem nr 1 (umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych), w szczególności za istnienie podstawy prawnej przetwarzania i spełnienie obowiązku informacyjnego wobec Najemców.

3. Klient nie może: (a) korzystać z Usługi w sposób sprzeczny z prawem lub w celach bezprawnych; (b) naruszać lub obchodzić zabezpieczeń technicznych Usługi, testować jej podatności bez zgody Usługodawcy ani ingerować w nią w sposób mogący ją uszkodzić lub przeciążyć; (c) udostępniać Usługi osobom trzecim poza zakresem Umowy, w szczególności odsprzedawać jej ani świadczyć jako własnej usługi; (d) wprowadzać do Usługi treści naruszających prawa osób trzecich; (e) zapisywać w Usłudze szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 RODO), numerów PESEL ani innych krajowych numerów ewidencyjnych o podobnym charakterze, ani kopii lub skanów dokumentów tożsamości, chyba że Usługodawca wyrazi na to uprzednią pisemną zgodę.

4. Klient jest zobowiązany zapewnić, aby elektroniczne podpisywanie dokumentów w Usłudze (podpis na ekranie dotykowym) było stosowane w sposób odpowiadający wymogom prawnym dotyczącym zawieranych przez niego umów; ocena prawnej adekwatności tej formy podpisu dla konkretnych czynności prawnych Klienta należy do Klienta.

5. Klient jest zobowiązany bez zbędnej zwłoki zgłaszać Usługodawcy stwierdzone wady Usługi oraz podejrzenie nieuprawnionego użycia Konta.

§ 9. Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada wobec Klienta za szkodę wyrządzoną naruszeniem obowiązków wynikających z Umowy do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody, nie więcej jednak niż do wysokości abonamentu zapłaconego przez Klienta za okres 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę. Ograniczenie to zostało uzgodnione z uwzględnieniem charakteru i ceny Usługi.

2. Usługodawca nie odpowiada za: (a) szkody pośrednie i następcze, utracone korzyści, utratę możliwości gospodarczych, uszczerbek renomy ani utratę danych spowodowaną przez Klienta; (b) szkody wynikające z Treści Klienta, ich nieprawidłowości lub bezprawności; (c) szkody wynikające z korzystania z Usługi w sposób sprzeczny z Umową lub dokumentacją; (d) szkody wynikające z niedostępności lub wad usług osób trzecich (w szczególności Stripe oraz usług hostingowych i infrastrukturalnych), przerw w łączności internetowej lub okoliczności siły wyższej; (e) transakcje pomiędzy Klientem a Najemcą zgodnie z § 6.

3. Ograniczenia i wyłączenia przewidziane w niniejszym paragrafie nie mają zastosowania do szkody wyrządzonej Klientowi umyślnie (odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie nie można wyłączyć) ani wskutek rażącego niedbalstwa Usługodawcy, do szkody na osobie, ani w zakresie, w jakim odpowiedzialności nie można ograniczyć lub wyłączyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

§ 10. Postępowanie reklamacyjne

1. Klient może złożyć reklamację dotyczącą świadczenia Usługi, w szczególności jej niewykonania lub nienależytego wykonania, wad technicznych albo rozliczeń.

2. Reklamacje należy składać pocztą elektroniczną na adres info@flotello.app albo pisemnie na adres Usługodawcy wskazany w § 1 ust. 2.

3. Reklamacja powinna zawierać: (a) oznaczenie Klienta (nazwa, adres e-mail przypisany do Konta); (b) opis zastrzeżeń wraz ze wskazaniem, kiedy nieprawidłowość wystąpiła; (c) żądanie Klienta. Jeżeli reklamacja nie zawiera danych niezbędnych do jej rozpatrzenia, Usługodawca wezwie Klienta do jej uzupełnienia; termin rozpatrzenia biegnie wówczas od dnia doręczenia uzupełnionej reklamacji.

4. Usługodawca rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi na adres e-mail Klienta bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania. Jeżeli w sprawach szczególnie złożonych dotrzymanie tego terminu nie jest możliwe, Usługodawca poinformuje Klienta przed jego upływem o przyczynie opóźnienia i przewidywanym terminie odpowiedzi.

5. Skorzystanie z postępowania reklamacyjnego jest dobrowolne i nie wyłącza ani nie ogranicza uprawnień Klienta do dochodzenia roszczeń na drodze sądowej.

§ 11. Okres obowiązywania i rozwiązanie Umowy; dane po zakończeniu

1. Umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony.

2. Klient może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie poprzez usunięcie Konta w Usłudze albo w formie pisemnej lub e-mailowej. Wypowiedzenie jest skuteczne na ostatni dzień opłaconego już okresu rozliczeniowego, chyba że strony uzgodnią inaczej; do tego dnia Usługodawca świadczy Usługę w pełnym zakresie. Zapłacony abonament za okres, w którym Usługa była lub pozostaje do dyspozycji Klienta, nie podlega zwrotowi; nie dotyczy to przypadków, w których Regulamin wyraźnie przewiduje zwrot proporcjonalny.

3. Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia także bez podania przyczyny; w takim przypadku zwróci Klientowi proporcjonalną część abonamentu za niewykorzystany okres.

4. Każda ze stron może odstąpić od Umowy w razie istotnego naruszenia Umowy przez drugą stronę, które nie zostało usunięte w dodatkowym odpowiednim terminie (co najmniej 15 dni) wyznaczonym w pisemnym wezwaniu. Usługodawca może odstąpić od Umowy także w przypadkach określonych w § 5 ust. 7.

5. Eksport i usunięcie danych. Po zakończeniu Umowy Klient ma prawo przez 30 dni eksportować Treści Klienta w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (w zakresie funkcji eksportu Usługi, a w razie potrzeby na wniosek skierowany do Usługodawcy). Po upływie tego terminu Usługodawca usuwa Treści Klienta, z wyjątkiem danych, które jest zobowiązany przechowywać na podstawie przepisów prawa (w szczególności dokumentów księgowych i podatkowych — ponieważ Usługodawca jest podmiotem czeskim, okresy te wynikają z prawa czeskiego i wynoszą co do zasady 10 lat dla dokumentów podatkowych), oraz kopii zapasowych, które są nadpisywane w regularnych cyklach (najpóźniej w ciągu 90 dni). Postępowanie z danymi osobowymi Najemców po zakończeniu Umowy reguluje Załącznik nr 1.

§ 12. Prawa własności intelektualnej i licencja

1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Usługi, jej kodu źródłowego, designu, dokumentacji, znaków towarowych oraz oznaczenia „Flotello” przysługują Usługodawcy. Zawarcie Umowy nie przenosi na Klienta żadnych praw własności intelektualnej.

2. Usługodawca udziela Klientowi na czas obowiązywania Umowy niewyłącznej, nieprzenoszalnej licencji na korzystanie z Usługi w zakresie wybranej Taryfy, wyłącznie na potrzeby własnej działalności gospodarczej Klienta. Klient nie jest uprawniony do udzielania sublicencji, zwielokrotniania lub modyfikowania Usługi, dokonywania inżynierii wstecznej (poza zakresem bezwzględnie obowiązujących wyjątków ustawowych) ani udostępniania Usługi osobom trzecim poza zakresem Umowy.

3. Treści Klienta pozostają własnością Klienta. Klient upoważnia Usługodawcę do przechowywania, przetwarzania, tworzenia kopii zapasowych i wyświetlania Treści Klienta wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.

4. Jeżeli Klient przekaże Usługodawcy opinie lub propozycje ulepszeń Usługi, Usługodawca może z nich nieodpłatnie korzystać.

§ 13. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmieniać Regulamin w uzasadnionym zakresie, w szczególności z powodu rozwoju Usługi, zmiany przepisów prawa, wymogów bezpieczeństwa lub warunków podmiotów trzecich, z których usług korzysta.

2. O zmianie Regulaminu Usługodawca zawiadamia Klienta co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie, e-mailem na adres przypisany do Konta lub powiadomieniem w Usłudze, wraz z udostępnieniem nowego brzmienia Regulaminu.

3. Jeżeli Klient nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć Umowę najpóźniej ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie; w takim przypadku Usługodawca zwróci Klientowi proporcjonalną część abonamentu za niewykorzystany opłacony okres. Jeżeli Klient nie wypowie Umowy i korzysta z Usługi po dniu wejścia zmiany w życie, Umowa podlega od tego dnia Regulaminowi w nowym brzmieniu.

4. Aktualne oraz poprzednie wersje Regulaminu są dostępne pod adresem flotello.app.

§ 14. Postanowienia końcowe

1. Umowa oraz wszelkie stosunki prawne z niej wynikające podlegają prawu Republiki Czeskiej, w szczególności ustawie nr 89/2012 Sb., kodeks cywilny, z wyłączeniem norm kolizyjnych. Konwencja Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG) nie ma zastosowania.

2. Wybór prawa czeskiego nie pozbawia Klienta ochrony przyznanej mu przez przepisy, których nie można wyłączyć w drodze umowy, a które znajdowałyby zastosowanie w braku wyboru prawa — w szczególności przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa państwa zwykłego pobytu lub siedziby Klienta.

3. Do rozstrzygania sporów wynikających z Umowy właściwe są sądy Republiki Czeskiej; sądem miejscowo właściwym jest sąd właściwy dla Usługodawcy, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy o jurysdykcji nie stanowią inaczej.

4. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu jest lub stanie się nieważne, bezskuteczne lub niewykonalne, nie narusza to ważności i wykonalności pozostałych postanowień. Strony zobowiązują się zastąpić takie postanowienie postanowieniem ważnym, najlepiej odpowiadającym jego celowi gospodarczemu.

5. Klient nie może przenieść Umowy ani wierzytelności z niej wynikających bez uprzedniej pisemnej zgody Usługodawcy.

6. Integralną częścią Regulaminu jest Załącznik nr 1 — umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych. Akceptując Regulamin przy rejestracji, Klient zawiera z Usługodawcą jednocześnie umowę powierzenia.

7. Regulamin został sporządzony w języku polskim i stanowi samodzielną podstawę umowną dla Klientów z rynku polskiego. Kontakt do Usługodawcy: info@flotello.app, flotello.app.

Załącznik nr 1 — Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

zawarta na podstawie art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) pomiędzy Klientem jako administratorem a Usługodawcą jako podmiotem przetwarzającym (dalej „Umowa powierzenia”).

1. Postanowienia wstępne

1.1. Umowa powierzenia stanowi integralną część Regulaminu i jest zawierana elektronicznie wraz z Umową (poprzez zaznaczenie akceptacji Regulaminu przy rejestracji). Strony wyraźnie uzgadniają, że forma ta spełnia wymóg formy pisemnej, w tym formy elektronicznej, przewidziany w art. 28 ust. 9 RODO.

1.2. Świadcząc Usługę, Usługodawca przetwarza na rzecz Klienta dane osobowe, których administratorem jest Klient — w szczególności dane Najemców. Umowa powierzenia określa warunki tego przetwarzania. W razie sprzeczności pomiędzy Umową powierzenia a pozostałymi częściami Regulaminu w zakresie przetwarzania danych osobowych pierwszeństwo ma Umowa powierzenia.

1.3. Dla uniknięcia wątpliwości: w odniesieniu do danych osobowych samego Klienta i jego użytkowników (dane kontaktowe, rozliczeniowe i księgowe) Usługodawca występuje jako samodzielny administrator; przetwarzanie to reguluje Polityka prywatności dostępna pod adresem flotello.app.

2. Przedmiot, charakter, cel i czas trwania przetwarzania

2.1. Przedmiot i charakter przetwarzania: zapisywanie, porządkowanie, przechowywanie, wyświetlanie, wykorzystywanie, eksport, tworzenie kopii zapasowych oraz usuwanie danych osobowych w ramach działania Usługi (hostowana aplikacja SaaS do zarządzania wypożyczalniami).

2.2. Cel przetwarzania: świadczenie Usługi na rzecz Klienta, tj. w szczególności ewidencja Najemców, zarządzanie rezerwacjami, generowanie i przechowywanie umów najmu oraz protokołów wydania i zwrotu, obsługa płatności i komunikacja z Najemcami.

2.3. Czas trwania przetwarzania: przez okres obowiązywania Umowy, a następnie przez okres wskazany w pkt 9 Umowy powierzenia.

2.4. Kategorie osób, których dane dotyczą: Najemcy (klienci Klienta), ich przedstawiciele, kierowcy i osoby kontaktowe; ewentualnie inne osoby, których dane Klient wprowadzi do Usługi.

2.5. Kategorie danych osobowych: dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, data urodzenia, numer dokumentu tożsamości, numer prawa jazdy), dane adresowe i kontaktowe (adres, telefon, e-mail), dane identyfikacyjne przedsiębiorców (numery rejestrowe i podatkowe), dane dotyczące rezerwacji i najmu, dokumenty umowne wraz z podpisem elektronicznym (obraz podpisu jest zapisywany wyłącznie jako grafika, a nie jako dynamiczny biometryczny szablon podpisu), dokumentacja fotograficzna stanu pojazdów (może wyjątkowo obejmować wizerunki osób), metadane płatności (status i historia płatności; dane kart płatniczych przetwarza wyłącznie Stripe).

2.6. Klient zobowiązuje się nie wprowadzać do Usługi szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 RODO), danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych (art. 10 RODO), numerów PESEL ani innych krajowych numerów ewidencyjnych o podobnym charakterze, ani kopii lub skanów dokumentów tożsamości. Usługa nie jest przeznaczona do przetwarzania takich danych.

3. Udokumentowane polecenia administratora

3.1. Usługodawca przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta. Za polecenia uważa się Umowę, Umowę powierzenia oraz czynności Klienta i jego użytkowników dokonywane w interfejsie Usługi (np. utworzenie, zmiana, eksport lub usunięcie rekordu).

3.2. Usługodawca informuje Klienta, jeżeli w jego ocenie wydane polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych osobowych.

3.3. Obowiązek określony w pkt 3.1 nie ma zastosowania, jeżeli przetwarzania wymaga od Usługodawcy prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego; w takim przypadku Usługodawca informuje Klienta o tym obowiązku prawnym przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że prawo to zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

4. Obowiązki Usługodawcy (podmiotu przetwarzającego)

4.1. Usługodawca zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.

4.2. Usługodawca wdraża i utrzymuje środki techniczne i organizacyjne określone w pkt 6 Umowy powierzenia.

4.3. Usługodawca, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga Klientowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw (art. 12–23 RODO), w szczególności za pomocą funkcji Usługi (wyszukanie, sprostowanie, eksport, usunięcie rekordu). Jeżeli Usługodawca otrzyma żądanie osoby, której dane dotyczą, odnoszące się do przetwarzania, którego administratorem jest Klient, przekaże je Klientowi bez zbędnej zwłoki i nie będzie na nie odpowiadał merytorycznie.

4.4. Usługodawca, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, pomaga Klientowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo przetwarzania, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków dla ochrony danych).

4.5. Usługodawca udostępnia Klientowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO oraz umożliwia Klientowi lub upoważnionemu przez niego audytorowi przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich. Audyt przeprowadza się przede wszystkim w formie udostępnienia dokumentacji i odpowiedzi na pytania; audyt na miejscu może zostać przeprowadzony po uprzednim zawiadomieniu co najmniej 30 dni wcześniej, w zwykłych godzinach pracy, nie częściej niż raz w roku (chyba że audyt jest następstwem naruszenia ochrony danych lub żądania organu nadzorczego) i na koszt Klienta.

5. Zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych

5.1. Usługodawca zgłasza Klientowi naruszenie ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu, nie później niż w ciągu 48 godzin, e-mailem na adres kontaktowy Klienta.

5.2. Zgłoszenie zawiera, w zakresie dostępnych informacji, co najmniej: opis charakteru naruszenia, w tym kategorie i przybliżoną liczbę osób oraz rekordów, których naruszenie dotyczy, prawdopodobne konsekwencje, środki zastosowane i proponowane oraz punkt kontaktowy dla dalszych informacji. Informacje mogą być przekazywane sukcesywnie.

5.3. Zgłoszenie naruszenia organowi nadzorczemu oraz ewentualne zawiadomienie osób, których dane dotyczą, należą do obowiązków Klienta jako administratora; Usługodawca udziela w tym zakresie niezbędnego wsparcia.

6. Środki techniczne i organizacyjne

6.1. Usługodawca wdrożył w szczególności następujące środki:

• szyfrowanie danych w tranzycie (TLS/HTTPS) oraz szyfrowanie danych w spoczynku na poziomie infrastruktury;
• przechowywanie danych produkcyjnych w centrum danych w regionie Frankfurt (UE) (Supabase);
• logiczna izolacja danych poszczególnych Klientów (rozdzielenie danych wypożyczalni na poziomie aplikacji i bazy danych, kontrola dostępu na poziomie wierszy);
• kontrola dostępu: uwierzytelnianie użytkowników, dostęp do danych produkcyjnych wyłącznie dla osób upoważnionych i w niezbędnym zakresie, silne hasła oraz uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla dostępów administracyjnych do infrastruktury;
• regularne automatyczne kopie zapasowe i zdolność odtworzenia danych;
• rejestrowanie dostępów i zmian na poziomie infrastruktury;
• aktualizowanie i zabezpieczanie komponentów oprogramowania, korzystanie z renomowanych dostawców infrastruktury posiadających certyfikacje (np. SOC 2, ISO 27001).

6.2. Usługodawca może na bieżąco aktualizować i doskonalić stosowane środki, przy czym poziom bezpieczeństwa nie może zostać obniżony poniżej poziomu odpowiadającego art. 32 RODO.

7. Podpowierzenie (dalsi podmioty przetwarzające)

7.1. Klient udziela Usługodawcy ogólnej zgody na korzystanie z usług dalszych podmiotów przetwarzających. Aktualna lista dalszych podmiotów przetwarzających na dzień wejścia w życie Umowy powierzenia:

7.2. O zamierzonych zmianach (dodaniu lub zastąpieniu dalszego podmiotu przetwarzającego) Usługodawca informuje Klienta co najmniej 30 dni wcześniej e-mailem lub powiadomieniem w Usłudze. Klient może w terminie 14 dni od zawiadomienia wnieść pisemny sprzeciw wobec zmiany z uzasadnionych przyczyn dotyczących ochrony danych osobowych. Jeżeli strony nie dojdą do porozumienia, Klient może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień rozpoczęcia korzystania z nowego dalszego podmiotu przetwarzającego; w przeciwnym razie uznaje się, że Klient wyraził na zmianę zgodę.

7.3. Usługodawca nakłada na każdy dalszy podmiot przetwarzający, w drodze umowy, te same obowiązki ochrony danych, jakie przewidziano w Umowie powierzenia, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Jeżeli dalszy podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze swoich obowiązków, pełna odpowiedzialność wobec Klienta za wypełnienie tych obowiązków spoczywa na Usługodawcy.

8. Przekazywanie danych do państw trzecich

8.1. Dane osobowe są przechowywane przede wszystkim w UE (region Frankfurt). Niektóre dalsze podmioty przetwarzające mają jednak siedzibę w USA lub mogą uzyskiwać dostęp do danych z państw trzecich.

8.2. Każde przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego następuje wyłącznie z zachowaniem warunków rozdziału V RODO, w szczególności na podstawie: (a) decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony zgodnie z art. 45 RODO (w odniesieniu do podmiotów certyfikowanych w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework), albo (b) standardowych klauzul umownych zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c) RODO zawartych z właściwym dalszym podmiotem przetwarzającym, w razie potrzeby uzupełnionych środkami dodatkowymi.

8.3. Klient upoważnia niniejszym Usługodawcę do zapewnienia w jego imieniu odpowiednich gwarancji przekazania wobec dalszych podmiotów przetwarzających, o których mowa w pkt 7 Umowy powierzenia.

9. Usunięcie i zwrot danych po zakończeniu przetwarzania

9.1. Po zakończeniu Umowy Klient ma przez 30 dni możliwość eksportu danych osobowych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (zgodnie z § 11 ust. 5 Regulaminu). Zależnie od wyboru Klienta Usługodawca zwraca dane (poprzez eksport) lub je usuwa.

9.2. Jeżeli Klient nie postanowi inaczej, po upływie terminu określonego w pkt 9.1 Usługodawca usuwa wszystkie dane osobowe przetwarzane na rzecz Klienta, wraz z kopiami, z wyjątkiem: (a) danych, których przechowywania wymaga prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, oraz (b) kopii zapasowych, które są usuwane w regularnych cyklach najpóźniej w ciągu 90 dni; do czasu usunięcia kopie zapasowe pozostają chronione środkami określonymi w pkt 6.

10. Postanowienia końcowe Umowy powierzenia

10.1. Umowa powierzenia obowiązuje przez okres obowiązywania Umowy; pkt 4.5, 5 i 9 pozostają w mocy także po jej zakończeniu, do pełnego rozliczenia.

10.2. Odpowiedzialność stron za naruszenie Umowy powierzenia podlega § 9 Regulaminu; nie narusza to bezwzględnie obowiązujących roszczeń osób, których dane dotyczą, ani obowiązków wynikających z art. 82 RODO.

10.3. Zmiany Umowy powierzenia podlegają § 13 Regulaminu. Aktualna lista dalszych podmiotów przetwarzających jest dostępna pod adresem flotello.app.

10.4. Umowa powierzenia podlega prawu Republiki Czeskiej oraz RODO.