Polityka prywatności — Flotello

1. Kim jesteśmy (administrator)

Administratorem danych osobowych jest Jonáš Bláha, przedsiębiorca prowadzący działalność zgodnie z prawem czeskim, numer identyfikacyjny (IČO): 71772618, adres: Dolní hejčínská 298/19, 779 00 Ołomuniec (Olomouc), Republika Czeska (dalej „my” lub „Flotello”). Prowadzimy aplikację internetową Flotello pod adresem flotello.app — oprogramowanie do zarządzania wypożyczalniami przyczep, samochodów, wózków i maszyn.

Kontakt w sprawach danych osobowych: info@flotello.app. Inspektor ochrony danych (IOD) nie został wyznaczony, ponieważ obowiązek jego wyznaczenia nas nie dotyczy.

Niniejsza Polityka opisuje, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe: (a) osób odwiedzających stronę flotello.app, (b) osób zainteresowanych usługą oraz (c) użytkowników aplikacji — czyli naszych klientów (wypożyczalni) i upoważnionych przez nich użytkowników.

2. Ważne: dwie role, w których przetwarzamy dane

Jako administrator przetwarzamy dane opisane w niniejszej Polityce — czyli dane osób odwiedzających stronę oraz dane klientów (wypożyczalni) i ich użytkowników.

Jako podmiot przetwarzający przetwarzamy dane, które do aplikacji wprowadzają nasi klienci — wypożyczalnie — o swoich własnych klientach (najemcach): dane identyfikacyjne i kontaktowe, umowy, protokoły, dokumentację fotograficzną itp. Administratorem tych danych jest zawsze właściwa wypożyczalnia. Jeżeli jesteś najemcą i chcesz skorzystać ze swoich praw (dostęp, sprostowanie, usunięcie danych i inne), zwróć się bezpośrednio do wypożyczalni, w której wynajmowałeś pojazd. Jeżeli takie żądanie trafi do nas, przekażemy je wypożyczalni bez zbędnej zwłoki. Przetwarzanie na rzecz wypożyczalni reguluje umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, stanowiąca załącznik do naszego regulaminu.

3. Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu i jak długo

3.1. Rejestracja i korzystanie z aplikacji (klienci i ich użytkownicy)

• Dane: imię i nazwisko, e-mail, telefon, nazwa i dane identyfikacyjne firmy (numery rejestrowe i podatkowe, siedziba), dane logowania, ustawienia konta, zapisy aktywności konta.
• Cel: założenie i obsługa konta, świadczenie usługi, wsparcie, komunikacja.
• Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
• Okres przechowywania: przez okres obowiązywania umowy oraz 30 dni po jej zakończeniu (termin na eksport danych); następnie wyłącznie dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — przez okresy przedawnienia (co do zasady 3–4 lata zgodnie z prawem czeskim, właściwym dla umowy).

3.2. Fakturowanie i rachunkowość

• Dane: dane rozliczeniowe, historia płatności abonamentu, dokumenty podatkowe.
• Cel i podstawa: wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO) — w szczególności przepisów o VAT i rachunkowości.
• Okres przechowywania: 10 lat od końca okresu rozliczeniowego, w którym miało miejsce świadczenie. Okres ten wynika z prawa czeskiego (w szczególności czeskiej ustawy o VAT), ponieważ jesteśmy podmiotem czeskim i to czeskie przepisy podatkowe i rachunkowe określają nasze obowiązki archiwizacyjne.

3.3. Okres próbny i komunikacja handlowa

• Dane: e-mail, imię i nazwisko, informacje o korzystaniu z wersji próbnej.
• Cel: komunikacja w czasie okresu próbnego, propozycja przejścia na płatną taryfę, proporcjonalny marketing bezpośredni wobec własnych klientów (newsletter, nowości w usłudze).
• Podstawa prawna: wykonanie umowy, względnie prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) polegający na marketingu bezpośrednim wobec własnych klientów; komunikacja elektroniczna jest kierowana zgodnie z właściwymi przepisami o komunikacji handlowej. Z otrzymywania informacji handlowych można w każdej chwili zrezygnować (link w każdej wiadomości).
• Okres przechowywania: przez okres obowiązywania umowy, względnie do momentu rezygnacji; w przypadku nieaktywnych zainteresowanych najdłużej 1 rok od zakończenia okresu próbnego.

3.4. Osoby odwiedzające stronę flotello.app

• Dane: dane techniczne dotyczące wizyty (adres IP, typ przeglądarki, odwiedzone strony) oraz dane z plików cookies zgodnie z pkt 4.
• Cel: działanie i bezpieczeństwo strony, pomiar ruchu.
• Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes (działanie i bezpieczeństwo), zgoda (cookies analityczne).

3.5. Komunikacja i wsparcie

• Dane: treść komunikacji (e-mail, formularz kontaktowy), dane kontaktowe.
• Cel i podstawa: obsługa zapytania — prawnie uzasadniony interes, względnie działania przed zawarciem umowy.
• Okres przechowywania: 2 lata od zakończenia komunikacji.

4. Pliki cookies i analityka

Na stronie flotello.app wykorzystujemy:

• Niezbędne (techniczne) pliki cookies — zapewniają działanie strony i aplikacji (logowanie, bezpieczeństwo). Nie wymagają zgody.
• Analityczne pliki cookies — Google Analytics (dostawca: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia). Służą do pomiaru ruchu i zachowań na stronie. Są zapisywane wyłącznie za Twoją zgodą wyrażoną w banerze cookies; zgodę możesz w każdej chwili wycofać, zmieniając ustawienia w banerze cookies. Dane mogą być przekazywane spółce Google LLC do USA — przekazanie jest zabezpieczone certyfikacją w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework, względnie standardowymi klauzulami umownymi. Okres przechowywania danych analitycznych: 14 miesięcy.
• Źródło rejestracji — jeśli wyraziłeś zgodę na analityczne pliki cookies, Twoja przeglądarka zapamiętuje (w pamięci lokalnej) pierwszą stronę naszego serwisu, na którą trafiłeś, domenę strony, która Cię do nas odesłała, oraz ewentualne oznaczenie kampanii (utm_source). Przy rejestracji zapisujemy te dane przy Twoim koncie wraz ze stroną naszego serwisu, z której przeszedłeś do rejestracji (tę odnotowujemy również bez zgody, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu polegającego na wiedzy, skąd przychodzą nasi użytkownicy). Nie zapisujemy pełnych adresów ani ich parametrów. Dane przechowujemy przez okres istnienia konta.

Wykaz poszczególnych plików cookies wraz z okresami ich ważności jest dostępny w banerze cookies na stronie.

5. Komu udostępniamy dane

Dane przetwarzamy przede wszystkim samodzielnie; korzystamy jednak z następujących dostawców (podmiotów przetwarzających i innych odbiorców):

Ponadto możemy udostępnić dane organom władzy publicznej, jeżeli wymaga tego przepis prawa.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane aplikacji są przechowywane przede wszystkim w UE (Frankfurt). Niektórzy z wymienionych wyżej dostawców mają siedzibę w USA lub mogą stamtąd uzyskiwać dostęp do danych. Takie przekazania odbywają się wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych zgodnie z art. 46 RODO, w razie potrzeby uzupełnionych środkami dodatkowymi. Kopię stosowanych gwarancji można uzyskać, kontaktując się z nami.

7. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo: dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii; sprostowania nieprawidłowych danych; usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli spełnione są przesłanki; ograniczenia przetwarzania; przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody; wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego (po sprzeciwie wobec marketingu zawsze go zaprzestajemy); wycofania zgody (tam, gdzie przetwarzanie opiera się na zgodzie), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Z praw możesz skorzystać, kontaktując się z nami zgodnie z pkt 1. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 1 miesiąca (w sprawach szczególnie złożonych termin może zostać przedłużony o 2 miesiące, o czym Cię poinformujemy).

Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

• Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl — organ właściwy dla osób w Polsce;
• czeski Urząd Ochrony Danych Osobowych (Úřad pro ochranu osobních údajů), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7, Republika Czeska, www.uoou.gov.cz — organ nadzorczy właściwy dla nas jako administratora.

8. Bezpieczeństwo

Dane chronimy w szczególności poprzez szyfrowanie transmisji (HTTPS/TLS) oraz danych w spoczynku, kontrolę dostępu, logiczną izolację danych poszczególnych klientów, regularne kopie zapasowe oraz korzystanie z infrastruktury renomowanych dostawców posiadających certyfikacje bezpieczeństwa (SOC 2, ISO 27001).

9. Zmiany niniejszej Polityki

Możemy aktualizować niniejszą Politykę, w szczególności w razie zmiany funkcji usługi lub dostawców. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem flotello.app; o istotnych zmianach informujemy użytkowników aplikacji e-mailem lub powiadomieniem w usłudze.